기록하는 곰돌이푸우 기록하는 곰돌이푸우

보존 기록의 정리 계층 보존 기록관리에서 지적·물리적 통제를 위해 사용하는 정리 계층은 보통 가장 상위에 기록 그룹이나 컬렉션 계층이 존재하고, 그 아래에 하위 그룹, 기록 시리즈, 기록 철, 기록 건이 존재한다. 시리즈 아래에는 하위 시리즈가 있을 수 있고, 기록 철은 기록 권들로 분철될 수 있다. 가장 상위단계인 기록 군은 하나의 조직이나 가족, 개인이 생산 및 수집한 전체 기록을 의미한다. 즉 보존 기록관에서 관리 상 목적을 위해 출처에 기반하여 구성한 기록의 집합체로서, 유럽에서 형성된 '퐁(Fonds)을 미국 환경에 맞게 편의적으로 재구성한 개념이다. 기록 그룹은 독자적으로 기록을 관리하는 조직체 단위로 형성되지만, 규모가 큰 기관의 경우 여러 개의 그룹으로 나누어 관리할 수 있다. 하위 기록 ..

기록 정리의 개념 보존가치가 있는 기록이 보존기록관에 이관되거나 수집이 되면 이를 조직화하는 것이 필요하다. 현용 기록은 생산과 동시에 분류체계에 따라 분류하여 사용하게 되며, 보존 기록들은 이관 또는 수집된 후 출처 주의와 원질서 존중 원칙에 따라 계층별로 조직화하는 지적·물리적 처리 과정을 거치게 되는데, 이를 정리(arrangement)라고 한다. 또한 정리는 기록의 맥락을 보호하고 기록을 지적이고 물리적인 통제 하에 두기 위해 출처와 원질서를 존중하면서 기록을 조직하는 절차(Roe 2005, 11)로도 정의된다. 여기서 지적 통제 또는 지적 처리 과정(논리적 혹은 정보적 측면의 통제)이라함은 이용자로 하여금 어떤 기록물이 소장되어 있고, 그 기록이 어떤 주제를 다루는지, 그리고 서고 어디에 위치해..

기록 분류체계 설계하기 조직 전반에 걸쳐 체계적이고 일관성 있는 분류체계를 제공하는 일은 기록관리자의 중요한 업무의 하나다. 이상적인 상황이라면 조직의 모든 기록을 포괄할 용도로 설계된 하나의 분류체계가 존재해야 한다. 모든 기록은 분류체계 내에서 정해진 위치를 갖게 되고, 그 체계 내에서 다른 기록들과의 고나계는 완벽하게 문서화되어 있어야 한다. 복잡한 조직이라면 이런 일은 상당한 시간과 전문기술이 필요한 작업이며, 자원이 갖춰진 정도에 따라 분류체계의 설꼐 기간은 달라진다. 분류체계를 설계하는 방법 중 한 가지는 다음과 같은 네 단계를 밟는 것이다(Shepherd and Yeo 2003, 74-79). 1단계 : 기능의 확인 조직의 기능을 분석하고 각 기능과 그 주요 하위 기능 사이의 관계를 파악하여..

기록 분류체계 개발을 위한 준수 사항 분류체계는 조직의 기능과 업무 활동의 연결을 보여준다. 분류체계가 알려진 모든 변수를 항상 구체화 하는 것은 아니지만, 적절한 그룹핑을 제시해 줄 수 있다. 예를 들어, 좀 더 구체적으로 이용자들을 이해시키기 위해서 분류체계 지침 안에 [기한을 지정하라] 혹은 [고객을 지정하라]와 같은 지시사항을 표시할 수 있다. 조직이 사용하는 개별 변수를 모두 나열하기 위해서는 색인과 같은 추가 도구가 필요하다(KS X ISO 15489-2, 4.2.2.2). KS X ISO 15489-2에서 제시하는 바에 의하면, 분류체계의 개발을 위해서는 다음의 사항들을 준수해야 한다. a) 분류체계는 조직 부서의 명칭이 아니라, 업무 기능과 활동으로부터 전문용어를 추출한다. b) 분류체계는..

정부기능분류체계(BRM)의 정의 및 목적 정부기능분류체계(Business Reference Model, 이하 BRM)는 기관의 기능을 서비스 및 업무 처리절차에 따라 체계적으로 구조화한 업무 기능 분류체계이다. 기능 분류체계는 기관의 기능을 분류, 연계하여 단위 과제별 기본정보와 유관정보를 조회할 수 있도록 함으로써 기관 간 정보공율르 통합하여 협업시스템을 구축하기 위해 사용한다. BRM은 행정기관이 상시적으로 수행하는 업무를 정책분야·정책영역·대기능·중기능·소기능 및 단위 과제 등 그 기능의 수준에 따라 분류한 체계이다(국가기록원. 기록관리시스템 데이터연계 기술규격-제3부. NAK/TS 1-3 : 2012(v2.0). 2). 국가기록관리 혁신활동이 2005년부터 추진되면서 혁신로드맵이 마련되었는데 여기..

기록물분류기준표 1999년에 제정된 '공공기관의 기록물관리에 관한 법률' 시행규칙 제7조에서는 '각급 기관별, 처리과별로 수행하는 각 단위 업무를 확정하고, 확정된 단위 업무별로 기능분류번호와 보존기간, 보존장소 등의 보존분류항목별 기준을 제시하여 생산기록물에 적용하도록 기록물관리의 기준표를 개발'할 것을 제시하였으며, 공공기관들은 이에 의거하여 기록물분류기준표를 개발하였다. 기존에 사용되고 있던 '공문서 분류번호 및 보존기간 표'는 정부의 기능을 기능별십진분류방법에 의해 분류하고, 그 세부기능 항목별로 보존기간의 책정기준을 제시한 것이었다. 기능별로 문서가 편철되어 특정한 단위 업무(프로젝트) 내에서 생산한 문서들이 각기 다른 문서철에 흩허져 보관된다든지, 기능분류항목에서 누락되어 관련된 기록물들이 관..

전자기록 관리에 있어서의 기능 분류 종이기록 관리에 있어 생산자는 기록을 생산·접수·보존·활용하는 사람을 의미하였으며, 조직 구조가 안정되고 이에 따른 기능의 연동이 가능한 환경이었기 때문에 생산조직에 기반을 둔 분류와 관리가 가능하였다. 그러나 조직들 사이에 명확한 경계가 사라지게 됨에 따라, 기록 생산자에 대한 새로운 개념 정립이 필요하게 되었다. 특히 전자기록은 물리적 실체가 없이 가상공간에서 존재하고 활용되는 특징을 지니고 있으며, 네트워크상에서 시공을 넘나들며 조직 구조를 가로질러 생산·유통·활용된다. 또한 전자기록은 특정 시스템의 기능과 절차에 따라 생산되며, 기록의 내용과 구조, 그리고 맥락이 분리되어 존재하는 논리적 실체로서의 성격을 지닌ㄴ다. 따라서 종이기록 관리와는 달리, 전자기록의 생..

기록 분류란? 기록의 분류란 기록을 조직화하고 내적인 질서를 부여하여 기록들 간의 유기적인 관계를 표현하는 과정이다. 분류를 통해 유사한 특징을 가진 자료는 모으고 다른 특징을 가진 자료는 구분하기 위한 기준을 제시하는 분류 체계를 생성하게 된다. 기록관리 국제 표준인 ISO 15489에서는 기록 분류를 논리적으로 구조화된 규칙과 방법, 그리고 분류체계에 제시된 절차상의 규칙에 따라 만들어진 범주 속에 업무 활동과(또는) 기록을 체계적으로 확인하고 정리하는 것이라고 하였다(KS X ISO 15489-1, 3.5). 또한 분류를 하나 이상의 업무 활동 범주와 업무로부터 생산된 기록을 확인하고, 가능한 경우 이를 파일로 그룹화 함으로써 기술, 통제, 연계를 촉진하고, 처분 및 접근자격의 결정을 지원하는 과정..