[기록조직론] 기록 정리의 개념 및 목적

기록 정리의 개념

 

보존가치가 있는 기록이 보존기록관에 이관되거나 수집이 되면 이를 조직화하는 것이 필요하다. 현용 기록은 생산과 동시에 분류체계에 따라 분류하여 사용하게 되며, 보존 기록들은 이관 또는 수집된 후 출처 주의와 원질서 존중 원칙에 따라 계층별로 조직화하는 지적·물리적 처리 과정을 거치게 되는데, 이를 정리(arrangement)라고 한다. 또한 정리는 기록의 맥락을 보호하고 기록을 지적이고 물리적인 통제 하에 두기 위해 출처와 원질서를 존중하면서 기록을 조직하는 절차(Roe 2005, 11)로도 정의된다.

여기서 지적 통제 또는 지적 처리 과정(논리적 혹은 정보적 측면의 통제)이라함은 이용자로 하여금 어떤 기록물이 소장되어 있고, 그 기록이 어떤 주제를 다루는지, 그리고 서고 어디에 위치해 있는지 알 수 있게 하는 것이다. 반면 물리적 처리 과정(물리적 통제)이라 함은 서고에 있는 모든 시리즈와 기록 건들에 대하여 책임을 지고 이용할 수 있게 하는 것이다(Cook 1999, 75). 즉 지적통제는 출체 확인 및 분류, 기술과정을 통해 기록의 내용과 생산 맥락을 파악할 수 있도록 통제·관리하는 것을 의미하며, 지적통제의 주요한 활동은 이용자가 원하는 기록을 찾고 이해할 수 있도록 도와주는 검색도구를 제공하는 것이다. 물리적 통제는 검색도구에 표시된 위치에 기록이 제대로 있는지를 확인하는 작업이며, 서고관리나 기록의 수량을 주기적으로 점검하는 정수점검도 물리적 통제에 해당한다.

정리는 논리적으로 기록을 분류하는 과정도 포함하지만, 보통은 보존 기록관으로이관한 후 기록을 보존 용기에 재배치하는 과정을 의미한다. 여기에는 포장, 라벨 부착, 서가 배치 등이 포함된다. 쉘렌버그(T. R. Schelleberg)는 1956년 '현대 기록학개론'이라는 저서에서 현용 기록의 조직화를 위해서는 분류를 한다고 하고, 보존 기록관에 영구 보존을 위해 이관된 보존 기록에 질서를 부여하는 방식을 정리를 하는 것으로 용어를 구분하여 사용하고 있다. 

그러나 현용 기록과 보존 기록의 구분이 모호해지고 전자기록관리 환경이 도래함에 다라 정리의 개념 역시 물리적 질서보다는 논리적 질서를 부여하는 방식으로 전환되고 있다. 이러한 변화는 곧 분류와 정리의 개념이 통합되는 경향으로 파악할 수 있다. 이에 따라 이스트우드(Terry Eastwood)는 기록 정리란 문서의 물리적인 순서나 보관위치를 정하는 과정이 아니라 관계를 확인하는 과정이며, 정리 개념의 핵심은 생산과정 중에 형성되는 문서나 기록의 자연적 축적과정을 확인하는 것이라고 밝힌 바 있다(설문원 2010a, 148).

 

정리의 목적

 

보존 기록을 정리하는 목적은 다음과 같다. 첫째, 정리는 기록 기술의 단위를 정하는 기준이 된다. 기록은 전체 기록 군 속에서의 유기적이고 계층적인 관계를 고려하여 기술되어야 하는데, 정리를 통해 계층화와 범주화가 이루어질 수 있다. 그러므로 정리는 기술의 전 단계에서 행해져야 하며, 정리에 따라 설정된 계층별로 집합적으로 기술해 주게 된다. 둘째, 정리는 보존 기록 검색을 위한 유용한 도구가 된다. 기록은 개별적으로가 아닌 전체 기록 덩어리 속에서 보아야만 그 의미를 파악할 수 있기 때문에, 정리체계를 통해 기록 간의 유기적이고 계층적인 관계와 해당 업무 및 기능과의 관계, 즉 맥락을 알 수 있다. 또한 소장 기록을 건이나 철 단위로 헤아리면 대체로 엄청난 숫자에 달하는데, 상위 계층을 선택하면 검색건수를 줄일 수 있어, 기록 계층이 검색 시 필터링에 사용되면 검색 효율성을 높이는 역할을 할 수 있다. 아무리 정교한 메타데이터 시스템을 갖춘다 해도 계층적 정리·기술 없이는 검색효율을 높이는 데에 한계가 있다. 셋째, 준현용 기록관리에서 분류체계의 역할이 매우 다양한 것과 마찬가지로 보존 기록의 정리도 관리의 여러 단계에서 활용될 수 있다. 검색도구 개발뿐만 아니라 보존 기록의 공개관리, 재평가, 처분 등의 업무에 활용할 수 있다(설문원 2010a, 149-150).

 

정리 시 유의점

 

보존 기록의 정리와 관련하여 유의할 점은 다음과 같다.

첫째, 문헌 분류와 달리 모든 보존 기록에 보편적으로 적용할 수 있는 분류체계는 존재하지 않는다. 기록의 경우 도서 분류법인 DDC 같이 연역적으로 만들어진 분류체계를 사용할 수 없으며, 보존 기록을 이관받기 이전에 분류체계를 완성하기도 어렵다. 한 생산기관의 기록 중 영구보존가치가 있는 기록들만 기록 철이나 시리즈 단위로 선별되어 보존기록관으로 이관되므로 그 기관의 분류체계를 그대로 적용하기 어렵다. 또한 여러 생산기관의 기록이 보존기록관으로 모이게 되므로 각 생산기관별로 구분하여 관리할 필요가 있다. 기관에 따라 업무 구성도 다르고, 기록 계층을 구성하는 기준이 상이한 경우도 많으므로, 대상의 성격에 맞게 정리체계를 각기 구축해야 한다. 생산기관의 조직 및 기능 분석에 따라 분류체계를 설계하되 이관 받은 보존 기록 덩어리를 대상으로 귀납적으로 보완해야 한다. 보존 기록을 위한 분류체계를 개발하는 것은 기록을 계층화하는 것을 의미한다.

둘째, 각급 기관의 준현용 기록 분류체계를 보존 기록 분류체계에 그대로 반영하기 어렵다. 준현용 기록 분류체계는 업무분류에 기반을 두는데, 시간이 흐르면서 업무도 바뀌고 준현용 기록 분류체계도 상당한 변화를 거친다. 한편 보존 기록은 (준)현용 기록 중 영구보존가치가 있는 기록만을 선별한 구성체이고, 준형용 기록이 모두 이관되지 않으므로, 준현용 기록 분류체계를 보존 기록 분류체계에 반영하기는 하지만, 보존 기록 정리를 위해 해당 보존기록관이 독자적으로 정리체계를 개발해야 한다.

셋째, 보존 기록의 정리체계에 따라 기록의 물리적 위치가 결정되지 않는다는 점이다. 기록 건이나 기록 철은 물리적 결합체일 수 있으나, 기록 시리즈 이상의 계층은 논리적 집합체일 뿐이다. 도서관에서처럼 분류번호에 따라 배가를 하는 것은 기록의 경우 거의 불가능할 뿐 아니라 비효율적이다. 게다가 도서관이 개가제인데 반해 보존기록관은 보안상 이유로 폐가제로 운영되기 때문에 이용자의 서가 브라우징을 고려할 필요는 없으며, 서가 위치는 보존기록관의 관리자나 담당자만 알면 되는 사항이다(설문원 2010a, 150-151).