[기록조직론] 보존 기록의 정리 계층과 방법

보존 기록의 정리 계층

 

보존 기록관리에서 지적·물리적 통제를 위해 사용하는 정리 계층은 보통 가장 상위에 기록 그룹이나 컬렉션 계층이 존재하고, 그 아래에 하위 그룹, 기록 시리즈, 기록 철, 기록 건이 존재한다. 시리즈 아래에는 하위 시리즈가 있을 수 있고, 기록 철은 기록 권들로 분철될 수 있다.

가장 상위단계인 기록 군은 하나의 조직이나 가족, 개인이 생산 및 수집한 전체 기록을 의미한다. 즉 보존 기록관에서 관리 상 목적을 위해 출처에 기반하여 구성한 기록의 집합체로서, 유럽에서 형성된 '퐁(Fonds)을 미국 환경에 맞게 편의적으로 재구성한 개념이다. 기록 그룹은 독자적으로 기록을 관리하는 조직체 단위로 형성되지만, 규모가 큰 기관의 경우 여러 개의 그룹으로 나누어 관리할 수 있다. 하위 기록 군은 하나의 기록 군이나 컬렉션의 일부로서, 그 기록을 생산한 기관의 하위조직으로부터 생산된 기록의 집합이며, 경우에 다라 지리, 시기, 기능, 유사 매체 유형에 기초해 설정하기도 한다.

하위 기록 군 아래에 존재하는 기록 시리즈는 동일한 활동과 관련하여 생산, 접수, 활용되어, 하나의 편철 단위 체계로 정리된 기록들의 집합을 말한다. 기록 시리즈는 특정 주제를 가졌거나, 동일한 형식을 가지고 있다는 공통점 때문에 형성된 기록 집합체인 경우도 있다. 하나의 기록 시리즈는 여러 개의 기록 철로 구성되거나 여러 개의 하위 기록 시리즈로 나뉠 수 있다. 서양의 보존 기록관리에 있어서 기록 시리즈는 목록이나 기술의 단위가 되는 경우가 많다.

그 아래 존재하는 기록 철은 업무나 주제, 용도 등을 기준으로 기록관리 과정에서 함께 묶여지는 하나의 조직화된 기록의 단위로, 하나의 폴더에 모아놓은 기록 건의 집합을 의미한다. 기록 철은 기록관리에서 가장 기본이 되는 계층이다.

기록 권은 기록 철을 분철하면 생성되는 기록 집합체로서 기록 철의 하위 계층에 속한다. 전자 기록 철의 경우, 기록 철 내에 조냊하는 여러 기록권 중 가장 최근에 생성된 기록 권만이 열려 있어야 하고 그 외의 기록 권들은 종결된 상태를 유지해야 한다. 종이 기록에서 하나의 기록 철로 편철하기에는 분량이 많을 경우 이를 물리적으로 나누어 철하게 되는데, 나뉜 각각을 '권'이라 부른다. 종이 기록의 경우 보통 한 권이 하나의 기록 철을 구성하지만, 여러 개의 권이 하나의 기록 철을 구성할 수도 있다. 

가장 하위에 존재하는 기록 건은 한 건의 편지, 메모, 보고서, 사진, 음반 등 내용적으로 개별화할 수 있는 최소한의 기록 단위로 기록관리의 가장 작은 단위를 말한다. 기록 집합체에서 구분되는 하나의 기록 건은 여러 개의 컴포넌트로 구성될 수 있지만, 이는 하나의 기록으로 취급해야 한다. 예를 들어 웹 페이지처럼 텍스트와 이미지, 음성 파일 등 여러 개의 컴포넌트로 구성된 기록 건이 존재하지만, 이는 하나의 기록 건으로 간주된다. 또한 물리적으로 분리되어 있고 여러 쪽으로 나뉜 편지는 내용상 하나의 기록 건으로 취급한다. 그러나 하나의 앨범을 기록 건으로 취급할 수도 있고 앨범 속의 각각의 사진 각각을 기록 건으로 간주할 수도 있어, 기록 건의 구분이 애매한 경우도 많으며, 이는 각 기록관리기관의 방침에 따라 결정해야 한다.

 

보존 기록의 정리 방법

아카이브즈(archives)와 매뉴스크립트 보존에서는 각기 다른 정리방법이 사용되는데, 이는 기록이 입수된 방법의 차이에서 비롯된다. 이관을 주로 받게 되는 아카이브즈에서의 정리는 보통 시리즈 수준에서부터 물리적 정리의 실제 작업이 시작되는 반면에, 수집형 보존기록관인 매뉴스크립트보존소에서의 정리는 컬렉션 각각을 대상으로 하는 경우가 많다(Miller 1999, 90).

정리는 기록 생산자에 대한 정보를 제공하는 '출처에 따른 정리', 즉 지적/행정적으로 정리하는 것(기록 군, 컬렉션, 하위 군의 용어로 나타냄)과 파일링 구조에 따라 물리적으로 묶어주고 내적으로 분류(시리즈, 하위시리즈, 파일들의 용어로 나타냄)하여 기록 자체에 대한 정보를 제공하는 '파일 구조에 따른 정리'로 구분할 수 있다(Miller 1999, 92). 이러한 두 가지 정리 방식은, 실제로는 분리되어 수행되나 결과적으로 서로 연결됨으로써 융통성있고 효율적인 정리 작업을 가능하게 한다.

출처에 따른 정리와 파일구조에 따른 정리의 두 가지는 서로 분리해서 수행되지만, 이들을 신축성 있게 다루어 기록물에 대한 정보와 기록 생산자에 대한 정보를 따로따로 나타낼 수도 있고, 정보를 링크(link)를 통해 연결시켜 역사적 발전과정을 밝힐수도 있다. 이런 서로 다른 정보 사이의 관련성이 기록 정리와 기술을 위한 틀을 구성한다(Miller 1999, 94-95). 이들 각각의 특징을 비교해보면 <표>과 같다.

출처에 따른 정리	파일구조에 따른 정리
기록물 생산자에 대한 정보를 제공	기록물에 대한 정보를 제공
아카이브즈 기록 그룹 및 매뉴스크립트 컬렉션	함께 파일링된 기록 시리즈
그롭 - 하위그룹순	시리즈 -하위시리즈 순
지적인 정리	물리적인 정리
물리적인 묶음과는 별개의 개념	파일링 구조에 따라 물리적으로 묶고 내적으로 정리하는 것
서류상으로만 존재	통합성 유지의 측면에서 필요