[기록조직론] 기록 분류체계의 개발 방법

기록 분류체계 개발을 위한 준수 사항

 

분류체계는 조직의 기능과 업무 활동의 연결을 보여준다. 분류체계가 알려진 모든 변수를 항상 구체화 하는 것은 아니지만, 적절한 그룹핑을 제시해 줄 수 있다. 예를 들어, 좀 더 구체적으로 이용자들을 이해시키기 위해서 분류체계 지침 안에 [기한을 지정하라] 혹은 [고객을 지정하라]와 같은 지시사항을 표시할 수 있다. 조직이 사용하는 개별 변수를 모두 나열하기 위해서는 색인과 같은 추가 도구가 필요하다(KS X ISO 15489-2, 4.2.2.2).

KS X ISO 15489-2에서 제시하는 바에 의하면, 분류체계의 개발을 위해서는 다음의 사항들을 준수해야 한다. a) 분류체계는 조직 부서의 명칭이 아니라, 업무 기능과 활동으로부터 전문용어를 추출한다. b) 분류체계는 각각의 조직에 고유한 것이며, 상호 연관된 기능 수행을 위해 공동의 정보를 공유하는 조직 부서 간에 일관되고 표준화된 의사전달 방법을 제공한다. c) 분류체계는 계층적이며, 가장 일반적인 것에서 가장 구체적인 개념, 즉 가장 상위 기능에서 구체적인 단위사안, 예컨대 재무-회계감사-외부 식으로 전개된다. d) 조직 내에서의 용례를 반영하는 분명한 용어로 분류체계를 구성한다. e) 기록화 되어야 할 업무기능과 활동을 모두 포함하기 위하여, 그룹과 하위 그룹을 충분히 사용하여 분류체계를 구성한다. f) 분류체계는 명확하게 구분할 수 있는 그룹들고 구성된다. g) 기록 생산자의 자문을 받아 고안한다. h) 업무체계는 업무 요구사항의 변화를 반영하고, 가장 최근의 체계를 사용하며, 조직의 기능과 업무 활동의 변화를 반영할 수 있도록 유지한다(KS X ISO 15489-2, 4.2.2.2).

 

기능 분류에 의한 기록 분류체계 개발

 

업무 분류체계(BSC)는 업무고나리를 효율적으로 하기 위한 도구이고, 기록 분류체계는 기록의 관리와 활용을 하기 위한 도구로, 그 일차적 목적이 서로 다르다. 호주와 영국의 분류지침에 의하면, 기록 분류의 상위계층은 업무분류체계상의 기능에 기반하고, 하위계층은 업무처리에 기반한다. 그러나 제3계층에서 주제항목은 몇 개의 과업을 하나로 묶어서 이루어지는 경우가 많으므로, 일반적으로 업무흐름의 각 프로세스와 직접적으로 관련되지 않는다. 대기능-중기능-소기능으로 이어지는 기능적 접근은 특정 사안이나 프로젝트와 관련된 활동을 하나의 파일로 관리하고자 하는 경우 여러 개의 소기능을 함게 묶어서 구성하기도 하므로, 케이스 파일이나 프로젝트 파일을 지원하기 어렵다(설문원 2008, 109-111).

기능 분류는 기능 출처주의에 의한 기록의 분류를 의미하며, 기능과 활동의 분석은 기록의 분류와 처분 일정 분류의 기초가 된다. 기록이 생산되기 이전 시점부터 기능의 분석을 통해 기록 처분 기준을 결정하므로, 기록 연속성의 개념에도 부합하는 분류 방법이다.

업무기능은 기관의 고유(핵심)기능과 공통기능에 따라 각각 다른 처분 지침이 마련될 수 있기 때문에 이를 구분하여 분류한다. 우리나라의 경우 구법인 「공공기관의 기록물 관리에 관한 법률」에서도 처리과 공통업무, 기관 공통업무, 기관 고유업무를 각각 구분하여 분류기준표를 작성하는 것으로 제시되었다.

호주의 경우, 1) 조직의 고유한 업무 활동에 대한 기록 처분 지침, 2) 호주 연방 정부의 모든 기관의 공통적인 행정기능에 대한 공통 기능 처분 지침, 3) 각 연방기관이 보편적으로 수행하는 공통기능을 포함한 시소러스를 개발하여 사용하고 있다. 미국의 경우 1) 연방정부의 공통기능인 공통업무 기록관리 일정표와 2) 기관별 고유업무 기록관리일정표가 기록관리에 활용된다(설문원 2008, 110).

기록이 업무분류에 기반하여 분류되어야 함에도 불구하고 기록분류는 업무분류와 차별화된다. 이는 우선적으로 업무분류와 기록분류를 하는 기본적인 목적이 다르기 때문인데, 업무분류는 업무관리를 효율화하기 위한 도구인데 비해 기록분류는 효율적인 기록관리와 활용을 일차적 목적으로 하는 것이다. 또한 업무가 변경되거나 사라져도 관련 기록은 남겨지고 관리되어야 하기 때문에 현행의 업무분류체계와 동일할 수 없고 동일해서도 안 된다(설문원 2008, 111).

기록 분류체계의 개발은 업무분석전문가 및 기록관리자의 역할이다. 우선 업무분석전문가가 조직의 전체 기능과 업무를 분석하여 업무분륯체계를 개발하는데, 조직의 업무는 계속 변화하며, 이에 따라 업무분류체계도 바꿔주어야 한다. 그러나 기록 분류체계의 경우, 폐지된 기능과 관련하여 생성된 기록도 함께 수용해야 하기 때문에 구 업무분류체계와 신 업무분류체계가 포함된 형태의 분류체계를 유지·관리해야 한다. 아울러 기록 분류체계는 기록의 처분 지침 혹은 보존기간 등과 연계되어 운용되는 것이 일반적이므로 기록분류체계는 기록관리자가 개발하고 운용하는 것이 바람직한다. 기록 분류체계의 개발 및 운용을 위해서 기록관리자는 업무분석전문가와 일선 업무담당자들의 협조를 받을 수 있는 메커니즘을 구축해야 한다(설문원 2008, 112).