[기록조직론] 전자기록의 계층구조

전자기록 관리에 있어서의 기능 분류

 

종이기록 관리에 있어 생산자는 기록을 생산·접수·보존·활용하는 사람을 의미하였으며, 조직 구조가 안정되고 이에 따른 기능의 연동이 가능한 환경이었기 때문에 생산조직에 기반을 둔 분류와 관리가 가능하였다. 그러나 조직들 사이에 명확한 경계가 사라지게 됨에 따라, 기록 생산자에 대한 새로운 개념 정립이 필요하게 되었다. 

특히 전자기록은 물리적 실체가 없이 가상공간에서 존재하고 활용되는 특징을 지니고 있으며, 네트워크상에서 시공을 넘나들며 조직 구조를 가로질러 생산·유통·활용된다. 또한 전자기록은 특정 시스템의 기능과 절차에 따라 생산되며, 기록의 내용과 구조, 그리고 맥락이 분리되어 존재하는 논리적 실체로서의 성격을 지닌ㄴ다. 따라서 종이기록 관리와는 달리, 전자기록의 생산자는 기록을 직접 생산·접수·보존·활용한 실제 당사자뿐만 아니라, 기록을 생산하는 시스템의 구조와 시스템 내에 구현된 조직의 기능체계, 그리고 전자기록의 유통체계 등이 뒤섞인 복합적 실체이다. 따라서 전자기록은 논리적 실체로서, 종래의 물리적 통제에서 벗어나 조직의 기능과 이를 시행하는 절차에 대한 분석에 의해 체계를 정립하는 '지적 통제'로 관리가 가능하다. 이러한 '기능 분류'에 따른 관리는 전자기록의 생산배경과 기록들 상호간의 유기성을 유지하는 데 도움을 준다(한국국가기록연구원 2004, 20-21).

 

파일 플랜(File Plan)

 

전자기록도 기록의 일반 분류 원칙에 따라 분류해야 하며, 기본 구조도 같다. 그러나 전자기록관리시스템에서의 계층은 비전자기록처럼 물리적 형식이 아니라 논리적으로 형성되는 특징을 가지고 있으며, 계층의 구성 방식과 명칭에 약간의 차이를 갖는다(설문원 2008, 112).

영국의 전자기록관리시스템 표준에서는 파일 플랜을 기록 분류체계와 동일한 개념으로 사용하고 있다. 서로 다른 기록 철들을 어떻게 분류하여 어디에 저장할지, 검색을 위해 어떻게 색인할지 등을 기재한 분류체계인 파일 플랜에서는 기록철들을 분류하는데 알파벳, 숫자, 알파벳과 숫자 혼용, 10진 체계 등과 괕이 코드형태를 사용하여 구분한다.

파일플랜 영국의 전자기록관리 시스템 표준에서는 파일 플랜을 '기록 분류 체계'와 동일한 개념으로 사용하고 있지만, 미국 국방부(DoD) 전자기록관리시스템 표준에서는 파일 플랜을 '사무실 내에서 유지·이용되는 파일의 식별 번호, 제목, 기술, 처분 지침을 담고 있는 문서'로 보고 있다.

그 구성요소로는 기록범주명, 기록범주 식별기호, 기록범주 설명, 처분관련 지시사항, 처분 지침, 보존 기록 지시기호, 핵심기록 여부, 핵심기록 검토 및 갱신주기, 사용자 정의 필드 등을 제시한다.

기록의 분류계층은 대-중-소 기능별로 기록 군, 기록 하위군, 시리즈 등으로 그룹핑 할 수 있다. 그러나 기록관리의 여러 기능들이 행해지는 가장 기본적인 계층은 기록 철이며, 전자리고의 경우 기록 철 이하의 계층이 중요한 관리대상이 된다. 전자기록의 계층구조에 대한 가장 상세한 지침은 영국 TNA(The National Archives)가 제시한 바 있다. 영국 TNA에서는 전자기록의 계층구조에 대해 '클래스(class)-폴더(folder, 기록 철)/파트(part)-기록 건(record)-컴포넌트(component)'로 구분한다.

 

파일 플랜은 클래스와 각 클래스에 할당된 폴더들의 전체 집합을 의미하며, 기록관리 요건을 만족시키는데 적합한 구조로 조직의 업무를 표현하여 업무 수행을 지원하고, 기록관리 요구를 충족시키기에 가장 적합한 구조로 조직의 업무 전체를 표현한다. 

클래스(class)는 대체로 대기능, 중기능, 주제, 테마,. 하위테마로 구분된다. 클래스 자체에는 기록이 표함되지 않으며 메타데이터로 구성되고, 일부 메타데이터는 상속되기도 한다.

폴더(folder, 기록 철)는 기록관리의 기본 단위로, 메타데이터로 구성되며 기록을 담는 일종의 가상적인 용기이다. 하나의 폴더에는 많은 기록을 포함할 수 있고, 새로 생성된 폴더는 아직 기록이 포함되지 않고 비어있을 수도 있다.

파트(part)는 폴더가 분철된 것으로, 분철의 기준은 보통 년도나 회계기준일 등으로 정할 수 있으며, 이는 적절한 처분 관리에 중요하다.

기록 건(record)은 공식적인 기록으로 선언된 논리적 개체로, 콘텐츠와 메타데이터로 구성된다. 기록은 하나의 워드 문서이거나, 웹 페이지나 멀티미디어 문서와 같이 단단히 묶인 객체 집합일 수도 있다.

컴포넌트(component)는 기록 중에서 더 세부적으로 계층을 나누어 관리할 때 사용되는 개념으로, 예를 들어 웹 페이지를 구성하는 멀티미디어 객체가 컴포넌트가 될 수 있다. 최종 이용자는 컴포넌트 계층에 직접적으로 접근을 하지 않겠지만, 기록의 장기 보존을 지원하는 마이그레이션 활동 등을 위해 컴포넌트에 대한 메타데이터를 (자동적으로) 기록할 필요가 있다.(설문원 2008, 113-115).