[기록조직론] 기록 분류의 개념과 역할

기록 분류란?

 

기록의 분류란 기록을 조직화하고 내적인 질서를 부여하여 기록들 간의 유기적인 관계를 표현하는 과정이다. 분류를 통해 유사한 특징을 가진 자료는 모으고 다른 특징을 가진 자료는 구분하기 위한 기준을 제시하는 분류 체계를 생성하게 된다. 기록관리 국제 표준인 ISO 15489에서는 기록 분류를 논리적으로 구조화된 규칙과 방법, 그리고 분류체계에 제시된 절차상의 규칙에 따라 만들어진 범주 속에 업무 활동과(또는) 기록을 체계적으로 확인하고 정리하는 것이라고 하였다(KS X ISO 15489-1, 3.5). 또한 분류를 하나 이상의 업무 활동 범주와 업무로부터 생산된 기록을 확인하고, 가능한 경우 이를 파일로 그룹화 함으로써 기술, 통제, 연계를 촉진하고, 처분 및 접근자격의 결정을 지원하는 과정이라고도 하였다.(KS X ISO 15489-2, 4.3).

기록을 분류하는 목적은 기록의 생산맥락을 보전함으로써 기록의 증거가치를 높이고, 기록의 검색과 활용을 지원하며, 기록의 계층적 관리를 위한 토대를 제공하는 것이다.(설문원 2011). 즉 분류는 기록을 효율적으로 관리하고 맥락에 기초해 잘 찾을 수 있도록 하는 기반이 된다. 기록들 간의 연계성에 입각한 체계적인 분류 구조를 갖추면 업무 기능 중심으로 기록에 대한 접근 관리가 가능해지며, 기록을 선별적으로 보존하거나 폐기하는 데 있어 기반이 된다.

 

기록 분류 방법

 

문헌 분류의 경우, 분류의 대상을 정보자료로 하며, 정보자료가 담고 있는 내용이나 정보의 성격이나 유사성에 따라 일정한 기준으로 나누거나 배열하는 과정을 의미한다. 따라서 문헌은 주로 학문적 지식, 즉 주제에 따라 분류하는 것이 가장 보편적이다(정동열, 조찬식 2004).

그러나 기록을 분류하는 방법은 다양해서 조직의 구조에 따른 조직별 분류, 기록에 담긴 주제에 따른 주제별 분류, 기록 생산과 관련된 기능을 중심으로 하는 기능 분류로 나눌 수 있다. 

조직별 분류는 그 출처를 기록을 생산하는 기관의 조직으로 보고, 해당 조직 별로 기록을 분류하는 방식이다. 이러한 조직 분류는 조직의 구조가 안정되고 기능적·행정적 업무가 명확히 규정된 경우에만 권고하고 있기 때문에, 조직기구의 변동이 잦거나 변동의 규모가 큰 경우에는 적용하기 힘들다. 특히 현대 조직은 급변하는 외부환경에 대응하기 위해서 조직을 자주 전환하게 되면서 조직 분류 적용이 힘들어지고 있다.

주제별 분류는 도서관이나 정보자료실 등에서 주로 사용되는 방법으로, 예를 들면 도서관에서 사용되는 듀이 십진분류 방식은 인간의 지식을 10개의 주요한 등급으로 분류하여 그 주요한 등급을 10개의 소부문으로 나누고 그 소부문을 다시 10개의 소부문으로 나누는데, 이 방식은 특수화된 자료들에 적용하기에는 적절하지 않다(이원영 118). 따라서 일반적인 기록 분류에는 자주 활용되는 방법이 아니ㅏ며, 아주 예외적인 경우에 사용된다.

기능 분류는 기록의 내용과 주제가 복잡하고 업무 활동 역시 지속적으로 변하는 유동성이 강한 현대 조직에 적합한 분류법이다. 기능 분류는 조직이 수행하는 기능에 기반한 분류방법이며, 기관의 기능과 활동 과정을 분석함으로써 업무와 기록 사이의 연관성을 이해할 수 있다. 이는 기록을 개별 건이 아니라 하나의 집합체를 단위로 관리하는 이유이기도 하다. 기능과 활동에 기반한 기록 분류체계는 기관의 구조가 바뀌어도 기능은 상대적으로 오래 지속된다는 점에서 더욱 안정된 틀을 제공한다. 

 

기록 분류의 원칙과 특성

 

기록은 기록이 담고 있는 주제보다는 그 기록의 존재 목적, 즉 기록을 만들게한 업무나 활동에 근거하여 분류된다. 따라서 기록 분류의 초점은 기록의 내용 자체보다는 기록이 생산된 맥락에 있으며, 이러한 맥락의 핵심은 업무나 기능이 된다. 이러한 관점에서 ISO 15489는 엄격한 업무분석에 입각하여 기록 분류체계를 개발하도록 제시하고 있다(설문원 2010a, 135). 즉 분류체계는 해당 조직의 업무를 반영하고 조직의 업무 활동 분석에 기반을 두어야 한다는 것이며, 조직의 업무 목적에 따라 분류 통제의 범위를 결정할 필요가 있다는 것이다(ISO 15489-1, 9.5.2).

 

기록 분류체계의 역할

 

기록을 어떻게 분류할지를 결정하여 체계화한 것이 기록 분류체계로, 기록 분류체계는 기본적으로 이용자들의 기록에 대한 검색과 해석을 지원하고, 보존 기간 설정과 통제를 지원하여 기록의 선별과 평가를 도우며, 기능과 활동단위 묶음으로 공개 및 접근권한의 설정과 통제를 지원하는 등, 기록관리 기능을 수행하는 데 근간이 된다. 특히 준현용 기록관리에서의 분류는 기록을 선별·평가하는 중요한 도구로, 거시평가론에 입각하여 보존기간 책정을 위한 기준표와 연계하여 사용한다(설문원 2010a, 136).

특히 업무 기능에 기반한 분류체계는 기록관리를 위한 체계적인 틀을 제공할 수 있다. 업무 활동 분류체계를 개발할 목적으로 실시하는 분석은, 조직의 모든 활동을 파악하고 그 활동들을 조직의 공시된 사명이나 목적의 프레임 속에 배치한다. 충분하게 개발된 형태라면, 그 분류는 조직 업무의 기능, 업무 활동, 그리고 처리행위를 대표하는 산물이 될 것이다. 그리고 그 분류는 기록 분류체계와 시소러스, 제목 작성 및 색인 작성 규칙, 기록 처분 분류와 접근 분류 개발시 사용될 수 있다. 분류체계는 조직의 기록관리 업무를 수행하는 데에 있어 다음과 같은 도구가 된다. 첫째, 조직의 기록을 조직하고, 기술하고, 연계한다. 둘째, 조직과 내적 외적으로 연관된 기록을 연계 및 공유한다. 셋째, 조직의 기록에 대한 접근, 검색, 사용, 보급 방식을 개선하여 적절하게 제공한다.