[기록조직론] 기록물분류기준표 및 기록관리기준표

기록물분류기준표

 

1999년에 제정된 '공공기관의 기록물관리에 관한 법률' 시행규칙 제7조에서는 '각급 기관별, 처리과별로 수행하는 각 단위 업무를 확정하고, 확정된 단위 업무별로 기능분류번호와 보존기간, 보존장소 등의 보존분류항목별 기준을 제시하여 생산기록물에 적용하도록 기록물관리의 기준표를 개발'할 것을 제시하였으며, 공공기관들은 이에 의거하여 기록물분류기준표를 개발하였다.

기존에 사용되고 있던 '공문서 분류번호 및 보존기간 표'는 정부의 기능을 기능별십진분류방법에 의해 분류하고, 그 세부기능 항목별로 보존기간의 책정기준을 제시한 것이었다. 기능별로 문서가 편철되어 특정한 단위 업무(프로젝트) 내에서 생산한 문서들이 각기 다른 문서철에 흩허져 보관된다든지, 기능분류항목에서 누락되어 관련된 기록물들이 관리되지 않는 경우가 있다든지, 찾아 사용하기 불편하여 임의로 낮은 보존기간을 책정할 수 있는 여지가 있다든지, 5년 단위로 개정됨으로써 업무현실을 즉각적으로 반영하지 못하였다든지 하는 단점을 가지고 있었다(국가기록원 홈페이지: 처리과).

국가기록물의 체계적 관리가 필요하다는 인식이 확산되어 1999년 제정된 (구)공공기관 기록물 관리법에서 기존의 '공문서 분류 및 보존기관 표'의 미흡한 사항을 개선하기 위한 방안으로 채택된 것이 '기록물분류기준표'제도이다. 기록물분류기준표는 '대기능-중기능-소기능-단위 업무'의 구조로 되어있으며, 대기능, 중기능, 소기능은 법령에는 존재하나, 실제 분류기준표에는 적용되지 않는 계층으로, 기관을 중심으로 하위분류를 구성하였다. 또한 '처리과'라는 조직으로 일단 분류한 후 단위 업무별로 처분 지침(보존기간)을 부여하도록 하고 있기 때문에, 기능분류와 조직분류가 중첩된 구조를 형성하였다(국가기록원 홈페이지: 처리과).

구성 항목은 보존 분류 기준(기능 분류 번호, 보존 기간, 보존 방법, 보존 장소, 비치 기록 여부 등), 검색어 지정 기준 등이며, 이는 중앙 기록물 관리기관 및 특수 기록물 관리기관의 장이 작성 및 고시하도록 하였다. 기록물분류기준표는 미국의 처분 지침 개념을 사용한 선진적인 제도였으나, '분류기준표'라는 명칭이 적절하지 않고, 일부 구성 요소가 새로운 기록관리 환경에 맞지 않다는 비판을 받았다.

도한 기록물분류기준표는 현용-준현용-비현용 단계 모두에 적용되는 전일적인 분류체계로 사용됨에 따라, 생산기관과 영구기록물관리기관의 분류의 목적이 상이함에도 불구하고, 동일한 기준을 적용함으로써 준영구 이상의 기록에 대해 안정적이고 합리적인 분류체계를 수립하지 못하였다. 기록물분류기준표는 전자문서시스템을 사용하고 있는 대다수의 기초자치단체에서 사용하고 있으나 2013년부터는 기록관리기준표로 전환하도록 되어 있다.

처분지침 우리나라는 기록관리기준표가 처분 지침의 역할을 하고 있다. 공개여부 및 접근권한 등은 공공기관별로 달리 정할 수 있으며 단위 과제별 보존기간은 공공기관에서 정하여 시행하되, 관할 영구기록물관리기관의 장과 협의하여 확정한다(공공기록물 관리에 관한 법률 시행령 제25조).

 

기록관리기준표

 

기록관리기준표는 2006년 개정된 '공공기록물 관리에 관한 법률'에서 제시되었으며, 기존의 기록물분류기준표의 미비점을 보완한 제도로, 업무과정에 기반한 기록관리 체계를 구축하기 위해 정부기능분류체계(BRM : Business Reference Model)를 기록 분류체계에 도입한 것이다. 기록관리기준표는 BRM의 가장 하위레벨인 단위 과제에 따라 작성되며, 단위 과제별로 업무설명, 보존기간, 보존기간 책정사유, 비치기록물 해당여부, 공개여부 및 접근권한 등의 관리기준을 관리하게 되어있다(공공기록물 관리에 관한 법률 시행령 제25조). 이 기록관리기준표 제도는 2008년부터는 중앙행정기관에서 운영하기 시작하였으며, 지방자치단체, 교육청 및 그 밖의 공공기관에서도 도입을 확대해 가고 있다.

 

기록물분류기준표와 기록관리기준표의 비교

 

기록물분류기준표에서 기록관리기준표로의 가장 큰 변화 사항 중 하나는 업무과정에 기반을 둔 기록관리 체계로의 전환이다. 기록관리기준표는 정부기능분류체계(BRM)를 기반으로 업무와 기록 분류체계를 통합하였다. 그 과정에서 관리 단위가 '단위 업무'에서 '단위 과제'로 변경되었으며, 보존 기간의 관리 주체가 국가기록원의 집중식 관리에서 각급 기관별 개별 관리로 변경되었다. 즉 국가리고원에서 모든 단위 업무에 대해 보존기간을 정하는 방식에서 벗어나 각 기관의 고유한 기능에 대한 전문성과 자율성을 고려하여 기관에서 보존기을 책정하여 사용하도록 하였다. 즉 기록관리기준표의 작성·고시는 공공기관별로 시행하며, 단위 과제별 보존기간은 중앙기록물관리기관의 장이 정하는 보존기간 준칙에 따라 공공기관에서 작성하되, 관할 영구기록물관리기관과의 협의를 거쳐 확정하여야 한다.

또한 대국민 고시 방법과 주체에 있어서, 이전의 기록물분류기준표는 국가기록원이 관보/공보 혹은 정보통신망 제공의 방법을 통하여 별도 규정없이 고시하는 반면, 기록관리기준표는 각급기관의 관보/공보 혹은 홈페이지 등 정보통신망 제공의 방법을 통하여 전년도 신규 시행, 보존기간 변경 단위 과제의 과제 명칭, 업무 설명, 단위 과제별 보존기간 등을 고시하도록 규정하였다(국가기록원 홈페이지: 처리과).

또한 저굥ㅇ 시스템도 변경되어, 기록생산시스템은 '전자문서시스템'에서 '업무관리시스템'으로, 기록관리시스템은 '자료관시스템'에서 '기록관리시스템'으로 변경되었다. 보존기간의 종류도 "1, 3, 5, 10, 20, 준영구, 영구"에서 "1, 3, 5, 10, 30, 준영구, 영구"로 변경되었다.

특히 보존기간, 비치기록물 여부 등은 이전에도 분산적으로 존재했던 요소들이었으나, 새로운 법령이 시행됨에 따라 '기록관리기준'이라는 범주에 포함되어 전자적 기록관리 환경에서 '기록관리기준표'로 관리된다. 또한 2006년 개정된 공공기록물관리에 관한 법률에서는, 공개 재분류, 보존기간 재평가 등과 같은 규정을 기록관리 기준의 과저 문제점을 극복하고 전자적 기록관리환경 하에서 과학적이고 일관되며, 역동적인 변화를 반영하여 관리할 수 있도록 하였다(국가기록원 홈페이지:처리과).