[기록조직론] 기록 조직화의 기본 원칙

기록의 조직화란?

 

기록을 조직화하는 것은, 기록이 생산되거나 입수되고 관리가 이루어지게 된 바탕이 된 그 업무 활동과 그 업무의 배경과 흐름이라는 맥락을 기록이 증거 할 수 있고, 그로부터 의미 있는 내용을 사람들에게 전달할 수 있도록 하는 것이다. 기록을 체계적으로 분류하고 정리하여 조직화함으로써, 기록을 관리하고 이용하는 사람들은 기록들 간의 상호 관계를 쉽게 파악하고, 검색하고, 활용할 수 있는 것이다.

그러므로 기록을 조직하는 가장 큰 목적은 이용자가 원하는 기록을 쉽게 찾아서 이해하고 활용하도록 하기 위한 것이다. 이러한 목적을 달성하기 위해서, 기록을 조직할 때에는 기록에 담긴 내용뿐만 아니라 기록을 생산하게끔 한 활동이나 업무, 기록을 생산한 개인이나 조직을 잘 이해할 수 있도록 하고, 활동이나 업무의 흐름을 보여줄 수 있도록 해야 한다. 기록을 조직화하는 것은 이용자가 기록을 잘 찾아서 이해할 수 있도록 돕기 위한 목적을 넘어, 기록의 평가, 접근통제, 공개관리 등 다양한 기록관리 업무를 지원하는 방편이 된다. 더 나아가 조직화를 통해 기록의 진본성과 증거 가치를 유지할 수 있다(설문원 2012a, 133-134)

 

 

기록 조직화의 기본 원칙

 

기록의 정리와 기술과 관련된 중요한 원칙들로 4가지를 든다. 이들은 출처의 원칙, 원질서 존중의 원칙, 계층적 관리의 원칙과 집합적 기술의 원칙이다. 이 중 앞의 세 가지는 기록의 정의와 관련된 원칙이며 마지막 집합적 기술의 원칙은 기록의 기술과 관련된 원칙이다.

 

1. 출처의 원칙

출처 존중의 원칙은 기록의 생산 출처(조직) 및 기능에 따라 기록을 분류·정리·보관해야 한다는 원칙을 의미하며, '퐁(fonds) 존중의 원칙'이라고 불리기도 한다. 출처는 SAA(Society of American Archivists)의 DACS(Describing Archives: A Content Standard)에서 '개인이나 조직이 업무 활동을 수행하는 과정에서 기록을 생산하고 축적하고 유지하고 사용한 개인이나 조직과 기록과의 관계'라고 정의되며, 출처의 원칙은 기록은 기록이 생산된 기원에 의해 유지되어야 하지, 다른 사람이나 조직에 의해 생산된 다른 출처를 가진 기록과 섞이면 안 되는 것으로 제시된다(Roe 2005, 15).

즉, 이는 만약 기증자와 생산자가 서로 다른 사람이라면 기증자보다 생산자를 우선 확인한다는 것이고, 기록물의 보유자보다는 기록물의 생산자를 중점으로 한다는 것으로서, 기록물과 기록 생산자간의 관계성을 더 중시한다는 것이다.

 

2. 원질서 존중의 원칙

원질서란 기록 생산자가 구축한 기록의 조직 방식과 순서를 의미하는 것이다. 원질서 존중의 원칙이란, 기록물이 생산된 기관과 관련 기관의 업무 활동을 수행하는 과정에서 기록을 생산하고 축적하고 유지한 순서와 질서를 그대로 유지해야 하며, 입수된 그 형태대로, 순서에 맞게 관리되어져야  한다는 것을 의미한다. 이 원칙은 특정한 기록 시리즈(계열)들 사이의 상관관계를 포함하여 전체 기록물철의 구조를 보존하기 위한 것이다(국가기록원 2006, 2).

기록을 원질서대로 유지해야 하는 이유는, 첫째, 각종 관계 정보(기록과 기록 간의 관계, 기록과 업무 흐름 간의 관계 등)와 의미 있는 정보를 기록의 원질서로부터 추론할 수 있기 때문이며, 둘째, 기록을 이용하는 데 기록 생산자가 만든 구조를 활요함으로써 보존 기록관이 새로운 접근 도구를 만드는 업무를 줄일 수 있기 때문이다. 

 

3. 계층적 관리

계층적 관리는 기록물관리에 있어서 출처 존중과 원질서 존중의 원칙을 이행하는 방법으로, 두 원칙은 전통적으로 기록을 위계적인 구조에 따라 정리하도록 안내해왔다. 출처에 의한 정리는 하위부서에서 생산된 기록을 큰 기관 아래에 묶음으로서 관료제 조직을 본뜨고자 한 것이다. 계층적 관리라는 개념은 미국의 아키비스트들이 현대에 들어와 기록물의 거대한 양의 증가에 직면하면서, 이들을 관리할 방법으로 위계질서에 주목함으로써 개발되었다.

계증적 관리는 가장 크고 일반적인 것에서부터 가장 작고 구체적인 것에 이르기까지, 연속체를 따라 점차적으로 기록 세트를 묶어주고 이에 대해 기술하는 것을 포함한다. 따라서 한 기관의 기록물은 구성 부서나 활동 또는 기능을 기반으로 해서 물리적으로 점점 더 세분화되고 지적으로 기술된다. 

 

4. 집합적 기술의 원칙

집합적 기술의 원칙은 기록의 기술이 개별 건이 아닌 집합적 수준에서 이루어져야 한다는 것으로, 개별 기록의 내용보다는 전체적인 구조를 설명하는 것을 통해 맥락을 파악할 수 있도록 하는 것이다. 즉 "나무보다 먼저 숲을 보여준다"는 쉘렌버그의 말에서처럼 기록 건에 대한 기술보다 상위의 기록 집합체, 즉 기록 그룹과 그 하위 그룹, 기록 시리즈, 기록 철 등에 대한 기술을 개괄적으로 해줄 경우, 기록이 생산된 전후 맥락은 물론 어떤 업무 및 어떤 조직과 관련된 기록인지를 파악할 수 있다는 것이다. 집합저거 기술에서도 기록(집합체)의 구조, 맥락, 내용, 관리 이력이 포함되어야 한다(설문원 2010a. 152).

집합적 기술의 목표는 보존기록관의 소장 기록에 대한 통일적인 개관을 제공하는 것이다. 즉 보존기록관의 소장 기록 기술에 있어 중요한 것은 기술의 결과가 하나의 안내서 역할을 해야 한다는 것이고, 또 소장품의 내용에 대한 윤곽을 알려주는 것이어야 한다는 것으로, 이는 출처의 원칙과 원질서 존중의 원칙을 유지하려는 또 다른 하나의 방법으로 제시된 것이다.