[기록조직론] 기록 분류체계 설계하기

기록 분류체계 설계하기

 

조직 전반에 걸쳐 체계적이고 일관성 있는 분류체계를 제공하는 일은 기록관리자의 중요한 업무의 하나다. 이상적인 상황이라면 조직의 모든 기록을 포괄할 용도로 설계된 하나의 분류체계가 존재해야 한다. 모든 기록은 분류체계 내에서 정해진 위치를 갖게 되고, 그 체계 내에서 다른 기록들과의 고나계는 완벽하게 문서화되어 있어야 한다. 복잡한 조직이라면 이런 일은 상당한 시간과 전문기술이 필요한 작업이며, 자원이 갖춰진 정도에 따라 분류체계의 설꼐 기간은 달라진다. 분류체계를 설계하는 방법 중 한 가지는 다음과 같은 네 단계를 밟는 것이다(Shepherd and Yeo 2003, 74-79).

 

1단계 : 기능의 확인

조직의 기능을 분석하고 각 기능과 그 주요 하위 기능 사이의 관계를 파악하여 그에 대한 논리적 모델을 만드는 것이 출발점이다. 만약 기능분석이 되어 있지 않다면 기록관리자가 이를 수행해야 한다. 1단계에서는 상위 레벨의 기능만 분석하면 되고, 각 기능별 범위와 경계를 설정할 필요가 있다. 대부분의 조직에서 발견되는 공통도니 기능(예: 자산, 재정관리)이나 특정 업무 영역에만 존재하는 기능을 고려할 때, 기존의 모델을 활용할 수 있으며, 모델의 적용 가능 여분느 기록관리자가 판단한다. 조직의 기능이 특수하거나 일반 모델을 적용할 수 없다면 자체적으로 분석을 실시할 수 밖에 없다.

2단계 : 분류작업의 우선순위 결정과 논리적 모델의 확장

세분화된 분류를 하기 위해, 기능 영역들의 우선순위를 정하고 그 영역에서 모델을 확장시키는 일이다. 우선순위의 기능을 선정할 때는, 활용 가능한 자원과 경영상의 지원 정도, 기존 시스템의 적합성 등 많은 요소들을 고려한다. 작업은 하나의 업무단위에서 수행되는 기능이나 하위기능을 선택하는 데에서 시작한다. 몇 개의 업무단위에 분할되어 있는 기능들은 모델화가 어려우므로 예비단계에서 선택하면 안 된다. 다음으로 기능 또는 하위기능의 구성요소를 확인하고 그들 사이의 관계가 매핑되어야 한다. 이 모델은 시작과 끝이 분명한 활동들로 분해되는 프로세스 수준까지 개발되어야 한다. 이 단계의 목적은 각각의 기능과 하위 기능들을 구성하는 과정을 파악하는 것이다. 중요한 것은 주제어가 아니라 기능과 프로세스에 초점을 맞추어야 한다는 것이다. 예를 들면 '회의'는 도서관의 분류체계에서 찾을 수 있을 만한 주제어지만, 기능분류체계에서는 '회의 참가'와 '회의 준비'가 서로 다른 프로세스이므로 각각 따로 분류되어야 한다. 또한 하나의 프로세스에서 '관리'하는 것과 '운용'하는 것도 구분해야 한다. '관리' 기능은 '정책의 수립', '업무의 감동과 관찰'을 포함하는 것으로, 구체적인 '시행'과는 다르게 분류되어야 한다. 하나의 기능이 하나의 프로세스를 구성하는 경우도 있지만, 대개는 여러 프로세스들이 하나의 기능 내에 존재한다. 이 모델이 시스템 내의 모든 프로세스들을 포괄하게 되었을 대 이 단계는 끝나게 된다.

3단계 : 추가적인 세분화를 위한 필요성의 평가

모델을 더 확장시킬 것인지를 결정하는 단계로, 하나의 시리즈에서 발생하는 기록의 양이 많을수록 분류를 더욱 세분화하는 것이 일반적이다. 그 세분화 정도는 '조직의 목표달성에 얼마나 기여하는지, 소송 등 앞으로 닥쳐올 위험으로부터 조직을 보호하는 데 있어 얼마나 유용한지'를 고려하여 판단할 수 있다. 

4단계 : 모델의 검토와 구성요소의 라벨 붙이기

설꼐된 모델은 지속적으로 재평가되어야 하며, 각 단계의 요소들에는 명확하고 분명한 이름이 부여되어야 한다. 기능과 그 구성요소는 타동사를 사용하지만, 어순을 도치하거나 동일 의미의 명사로 대체할 수도 있다. 즉, '인력자원 관리하기'는 '인력자원관리'로 대체가 가능하다. 또 기능 수준에서는 동사 또는 동명사는 전부 생략되고 명사로만 표시될 수도 있다. 

이렇게 완성된 논리적인 모델은 관련된 조직 기능과 하위기능에 각 시리즈의 기록들을 위치시킬 수 있게 하며, 시리즈 수준과 그 상위 수준에 있어서의 논리적 모델이 곧 분류체계이다. 논리적 모델은 시리즈 수준 하위의 기록에 대한 맥락정보를 이해할 수 있는 틀을 제공하며, 기록의 정리와 종이기록의 파일링, 전자기록의 폴더 관리에도 필요하다. 특히, 종이기록 위주의 시스템에서의 분류와 정리는 긴밀히 연결되어 있다. 분류의 논리적 체계는 기록의 매체나 형식과는 관련이 없지만, 시리즈 수준의 기록을 어떻게 정리할 것인가의 선택은 그 시스템의 성격(종이, 전자, 혼용)에 크게 좌우되기 때문이다. 이용자들도 논리적 모델에 따라 기록물이 정리되어 있기리르 바라는 경우가 많다((Shepherd and Yeo 2003, 80).

 

기록에 대한 보안 및 접근 분류체계 수립

 

KS X ISO 15489-2에서는 업무 활동 분류와 유사한 단계를 거쳐, 기록의 접근에 대한 권리나 제한 조건을 부여하되, 보안과 접근 분류체계 수립에 참조하기 위해 다음을 수행해야 한다고 하였다. a) 기록이 문서화하는 처리행위나 업무 활동을 확인하라. b) 기록을 생산한 업무 부서를 확인하라. c) 활동과 업무 영역이 위험 영역인지, 보안상 고려가 필요한지, 그리고.또는 법으로 제한조건이 정해져 있지 않은지 등을 정하기 위해 접근 및 보안 분류를 점검하라. d) 적절한 수준의 접근 혹은 제한범주를 기록에 부여하고, 적절하게 취급하기 위한 통제 수단을 명시하라. e) 기록시스템에서 기록의 접근 혹은 보안 상태를 기록하여 추가로 통제 조체가 필요함을 표시하라. 

기록에 대한 접근은 업무상 접근을 제한할 필요가 있거나 법이 제한하도록 지정하는 경우에만 제한한다. 기록 생산이나 관리를 담당하는 부서와 협의하여 접근과 보안 분류를 부여할 수 있다. 미리 지정한 기간 동안에만 접근을 제한하여, 실제 필요 이상으로 긴 기간 동안 추가적으로 모니터링하거나 통제 수단을 적용하지 않도록 한다(KS X ISO 15489-2, 4.3.5).