기록하는 곰돌이푸우

[기록조직론] 보존 기록의 정리 계층과 방법

베푸는아메리칸큰곰 — Wed, 10 May 2023 23:33:56 +0900

보존 기록의 정리 계층

보존 기록관리에서 지적·물리적 통제를 위해 사용하는 정리 계층은 보통 가장 상위에 기록 그룹이나 컬렉션 계층이 존재하고, 그 아래에 하위 그룹, 기록 시리즈, 기록 철, 기록 건이 존재한다. 시리즈 아래에는 하위 시리즈가 있을 수 있고, 기록 철은 기록 권들로 분철될 수 있다.

가장 상위단계인 기록 군은 하나의 조직이나 가족, 개인이 생산 및 수집한 전체 기록을 의미한다. 즉 보존 기록관에서 관리 상 목적을 위해 출처에 기반하여 구성한 기록의 집합체로서, 유럽에서 형성된 '퐁(Fonds)을 미국 환경에 맞게 편의적으로 재구성한 개념이다. 기록 그룹은 독자적으로 기록을 관리하는 조직체 단위로 형성되지만, 규모가 큰 기관의 경우 여러 개의 그룹으로 나누어 관리할 수 있다. 하위 기록 군은 하나의 기록 군이나 컬렉션의 일부로서, 그 기록을 생산한 기관의 하위조직으로부터 생산된 기록의 집합이며, 경우에 다라 지리, 시기, 기능, 유사 매체 유형에 기초해 설정하기도 한다.

하위 기록 군 아래에 존재하는 기록 시리즈는 동일한 활동과 관련하여 생산, 접수, 활용되어, 하나의 편철 단위 체계로 정리된 기록들의 집합을 말한다. 기록 시리즈는 특정 주제를 가졌거나, 동일한 형식을 가지고 있다는 공통점 때문에 형성된 기록 집합체인 경우도 있다. 하나의 기록 시리즈는 여러 개의 기록 철로 구성되거나 여러 개의 하위 기록 시리즈로 나뉠 수 있다. 서양의 보존 기록관리에 있어서 기록 시리즈는 목록이나 기술의 단위가 되는 경우가 많다.

그 아래 존재하는 기록 철은 업무나 주제, 용도 등을 기준으로 기록관리 과정에서 함께 묶여지는 하나의 조직화된 기록의 단위로, 하나의 폴더에 모아놓은 기록 건의 집합을 의미한다. 기록 철은 기록관리에서 가장 기본이 되는 계층이다.

기록 권은 기록 철을 분철하면 생성되는 기록 집합체로서 기록 철의 하위 계층에 속한다. 전자 기록 철의 경우, 기록 철 내에 조냊하는 여러 기록권 중 가장 최근에 생성된 기록 권만이 열려 있어야 하고 그 외의 기록 권들은 종결된 상태를 유지해야 한다. 종이 기록에서 하나의 기록 철로 편철하기에는 분량이 많을 경우 이를 물리적으로 나누어 철하게 되는데, 나뉜 각각을 '권'이라 부른다. 종이 기록의 경우 보통 한 권이 하나의 기록 철을 구성하지만, 여러 개의 권이 하나의 기록 철을 구성할 수도 있다.

가장 하위에 존재하는 기록 건은 한 건의 편지, 메모, 보고서, 사진, 음반 등 내용적으로 개별화할 수 있는 최소한의 기록 단위로 기록관리의 가장 작은 단위를 말한다. 기록 집합체에서 구분되는 하나의 기록 건은 여러 개의 컴포넌트로 구성될 수 있지만, 이는 하나의 기록으로 취급해야 한다. 예를 들어 웹 페이지처럼 텍스트와 이미지, 음성 파일 등 여러 개의 컴포넌트로 구성된 기록 건이 존재하지만, 이는 하나의 기록 건으로 간주된다. 또한 물리적으로 분리되어 있고 여러 쪽으로 나뉜 편지는 내용상 하나의 기록 건으로 취급한다. 그러나 하나의 앨범을 기록 건으로 취급할 수도 있고 앨범 속의 각각의 사진 각각을 기록 건으로 간주할 수도 있어, 기록 건의 구분이 애매한 경우도 많으며, 이는 각 기록관리기관의 방침에 따라 결정해야 한다.

보존 기록의 정리 방법

아카이브즈(archives)와 매뉴스크립트 보존에서는 각기 다른 정리방법이 사용되는데, 이는 기록이 입수된 방법의 차이에서 비롯된다. 이관을 주로 받게 되는 아카이브즈에서의 정리는 보통 시리즈 수준에서부터 물리적 정리의 실제 작업이 시작되는 반면에, 수집형 보존기록관인 매뉴스크립트보존소에서의 정리는 컬렉션 각각을 대상으로 하는 경우가 많다(Miller 1999, 90).

정리는 기록 생산자에 대한 정보를 제공하는 '출처에 따른 정리', 즉 지적/행정적으로 정리하는 것(기록 군, 컬렉션, 하위 군의 용어로 나타냄)과 파일링 구조에 따라 물리적으로 묶어주고 내적으로 분류(시리즈, 하위시리즈, 파일들의 용어로 나타냄)하여 기록 자체에 대한 정보를 제공하는 '파일 구조에 따른 정리'로 구분할 수 있다(Miller 1999, 92). 이러한 두 가지 정리 방식은, 실제로는 분리되어 수행되나 결과적으로 서로 연결됨으로써 융통성있고 효율적인 정리 작업을 가능하게 한다.

출처에 따른 정리와 파일구조에 따른 정리의 두 가지는 서로 분리해서 수행되지만, 이들을 신축성 있게 다루어 기록물에 대한 정보와 기록 생산자에 대한 정보를 따로따로 나타낼 수도 있고, 정보를 링크(link)를 통해 연결시켜 역사적 발전과정을 밝힐수도 있다. 이런 서로 다른 정보 사이의 관련성이 기록 정리와 기술을 위한 틀을 구성한다(Miller 1999, 94-95). 이들 각각의 특징을 비교해보면 <표>과 같다.

출처에 따른 정리	파일구조에 따른 정리
기록물 생산자에 대한 정보를 제공	기록물에 대한 정보를 제공
아카이브즈 기록 그룹 및 매뉴스크립트 컬렉션	함께 파일링된 기록 시리즈
그롭 - 하위그룹순	시리즈 -하위시리즈 순
지적인 정리	물리적인 정리
물리적인 묶음과는 별개의 개념	파일링 구조에 따라 물리적으로 묶고 내적으로 정리하는 것
서류상으로만 존재	통합성 유지의 측면에서 필요

[기록조직론] 기록 정리의 개념 및 목적

베푸는아메리칸큰곰 — Wed, 10 May 2023 22:59:21 +0900

기록 정리의 개념

보존가치가 있는 기록이 보존기록관에 이관되거나 수집이 되면 이를 조직화하는 것이 필요하다. 현용 기록은 생산과 동시에 분류체계에 따라 분류하여 사용하게 되며, 보존 기록들은 이관 또는 수집된 후 출처 주의와 원질서 존중 원칙에 따라 계층별로 조직화하는 지적·물리적 처리 과정을 거치게 되는데, 이를 정리(arrangement)라고 한다. 또한 정리는 기록의 맥락을 보호하고 기록을 지적이고 물리적인 통제 하에 두기 위해 출처와 원질서를 존중하면서 기록을 조직하는 절차(Roe 2005, 11)로도 정의된다.

여기서 지적 통제 또는 지적 처리 과정(논리적 혹은 정보적 측면의 통제)이라함은 이용자로 하여금 어떤 기록물이 소장되어 있고, 그 기록이 어떤 주제를 다루는지, 그리고 서고 어디에 위치해 있는지 알 수 있게 하는 것이다. 반면 물리적 처리 과정(물리적 통제)이라 함은 서고에 있는 모든 시리즈와 기록 건들에 대하여 책임을 지고 이용할 수 있게 하는 것이다(Cook 1999, 75). 즉 지적통제는 출체 확인 및 분류, 기술과정을 통해 기록의 내용과 생산 맥락을 파악할 수 있도록 통제·관리하는 것을 의미하며, 지적통제의 주요한 활동은 이용자가 원하는 기록을 찾고 이해할 수 있도록 도와주는 검색도구를 제공하는 것이다. 물리적 통제는 검색도구에 표시된 위치에 기록이 제대로 있는지를 확인하는 작업이며, 서고관리나 기록의 수량을 주기적으로 점검하는 정수점검도 물리적 통제에 해당한다.

정리는 논리적으로 기록을 분류하는 과정도 포함하지만, 보통은 보존 기록관으로이관한 후 기록을 보존 용기에 재배치하는 과정을 의미한다. 여기에는 포장, 라벨 부착, 서가 배치 등이 포함된다. 쉘렌버그(T. R. Schelleberg)는 1956년 '현대 기록학개론'이라는 저서에서 현용 기록의 조직화를 위해서는 분류를 한다고 하고, 보존 기록관에 영구 보존을 위해 이관된 보존 기록에 질서를 부여하는 방식을 정리를 하는 것으로 용어를 구분하여 사용하고 있다.

그러나 현용 기록과 보존 기록의 구분이 모호해지고 전자기록관리 환경이 도래함에 다라 정리의 개념 역시 물리적 질서보다는 논리적 질서를 부여하는 방식으로 전환되고 있다. 이러한 변화는 곧 분류와 정리의 개념이 통합되는 경향으로 파악할 수 있다. 이에 따라 이스트우드(Terry Eastwood)는 기록 정리란 문서의 물리적인 순서나 보관위치를 정하는 과정이 아니라 관계를 확인하는 과정이며, 정리 개념의 핵심은 생산과정 중에 형성되는 문서나 기록의 자연적 축적과정을 확인하는 것이라고 밝힌 바 있다(설문원 2010a, 148).

정리의 목적

보존 기록을 정리하는 목적은 다음과 같다. 첫째, 정리는 기록 기술의 단위를 정하는 기준이 된다. 기록은 전체 기록 군 속에서의 유기적이고 계층적인 관계를 고려하여 기술되어야 하는데, 정리를 통해 계층화와 범주화가 이루어질 수 있다. 그러므로 정리는 기술의 전 단계에서 행해져야 하며, 정리에 따라 설정된 계층별로 집합적으로 기술해 주게 된다. 둘째, 정리는 보존 기록 검색을 위한 유용한 도구가 된다. 기록은 개별적으로가 아닌 전체 기록 덩어리 속에서 보아야만 그 의미를 파악할 수 있기 때문에, 정리체계를 통해 기록 간의 유기적이고 계층적인 관계와 해당 업무 및 기능과의 관계, 즉 맥락을 알 수 있다. 또한 소장 기록을 건이나 철 단위로 헤아리면 대체로 엄청난 숫자에 달하는데, 상위 계층을 선택하면 검색건수를 줄일 수 있어, 기록 계층이 검색 시 필터링에 사용되면 검색 효율성을 높이는 역할을 할 수 있다. 아무리 정교한 메타데이터 시스템을 갖춘다 해도 계층적 정리·기술 없이는 검색효율을 높이는 데에 한계가 있다. 셋째, 준현용 기록관리에서 분류체계의 역할이 매우 다양한 것과 마찬가지로 보존 기록의 정리도 관리의 여러 단계에서 활용될 수 있다. 검색도구 개발뿐만 아니라 보존 기록의 공개관리, 재평가, 처분 등의 업무에 활용할 수 있다(설문원 2010a, 149-150).

정리 시 유의점

보존 기록의 정리와 관련하여 유의할 점은 다음과 같다.

첫째, 문헌 분류와 달리 모든 보존 기록에 보편적으로 적용할 수 있는 분류체계는 존재하지 않는다. 기록의 경우 도서 분류법인 DDC 같이 연역적으로 만들어진 분류체계를 사용할 수 없으며, 보존 기록을 이관받기 이전에 분류체계를 완성하기도 어렵다. 한 생산기관의 기록 중 영구보존가치가 있는 기록들만 기록 철이나 시리즈 단위로 선별되어 보존기록관으로 이관되므로 그 기관의 분류체계를 그대로 적용하기 어렵다. 또한 여러 생산기관의 기록이 보존기록관으로 모이게 되므로 각 생산기관별로 구분하여 관리할 필요가 있다. 기관에 따라 업무 구성도 다르고, 기록 계층을 구성하는 기준이 상이한 경우도 많으므로, 대상의 성격에 맞게 정리체계를 각기 구축해야 한다. 생산기관의 조직 및 기능 분석에 따라 분류체계를 설계하되 이관 받은 보존 기록 덩어리를 대상으로 귀납적으로 보완해야 한다. 보존 기록을 위한 분류체계를 개발하는 것은 기록을 계층화하는 것을 의미한다.

둘째, 각급 기관의 준현용 기록 분류체계를 보존 기록 분류체계에 그대로 반영하기 어렵다. 준현용 기록 분류체계는 업무분류에 기반을 두는데, 시간이 흐르면서 업무도 바뀌고 준현용 기록 분류체계도 상당한 변화를 거친다. 한편 보존 기록은 (준)현용 기록 중 영구보존가치가 있는 기록만을 선별한 구성체이고, 준형용 기록이 모두 이관되지 않으므로, 준현용 기록 분류체계를 보존 기록 분류체계에 반영하기는 하지만, 보존 기록 정리를 위해 해당 보존기록관이 독자적으로 정리체계를 개발해야 한다.

셋째, 보존 기록의 정리체계에 따라 기록의 물리적 위치가 결정되지 않는다는 점이다. 기록 건이나 기록 철은 물리적 결합체일 수 있으나, 기록 시리즈 이상의 계층은 논리적 집합체일 뿐이다. 도서관에서처럼 분류번호에 따라 배가를 하는 것은 기록의 경우 거의 불가능할 뿐 아니라 비효율적이다. 게다가 도서관이 개가제인데 반해 보존기록관은 보안상 이유로 폐가제로 운영되기 때문에 이용자의 서가 브라우징을 고려할 필요는 없으며, 서가 위치는 보존기록관의 관리자나 담당자만 알면 되는 사항이다(설문원 2010a, 150-151).

[기록조직론] 기록 분류체계 설계하기

베푸는아메리칸큰곰 — Tue, 9 May 2023 23:08:14 +0900

기록 분류체계 설계하기

조직 전반에 걸쳐 체계적이고 일관성 있는 분류체계를 제공하는 일은 기록관리자의 중요한 업무의 하나다. 이상적인 상황이라면 조직의 모든 기록을 포괄할 용도로 설계된 하나의 분류체계가 존재해야 한다. 모든 기록은 분류체계 내에서 정해진 위치를 갖게 되고, 그 체계 내에서 다른 기록들과의 고나계는 완벽하게 문서화되어 있어야 한다. 복잡한 조직이라면 이런 일은 상당한 시간과 전문기술이 필요한 작업이며, 자원이 갖춰진 정도에 따라 분류체계의 설꼐 기간은 달라진다. 분류체계를 설계하는 방법 중 한 가지는 다음과 같은 네 단계를 밟는 것이다(Shepherd and Yeo 2003, 74-79).

1단계 : 기능의 확인

조직의 기능을 분석하고 각 기능과 그 주요 하위 기능 사이의 관계를 파악하여 그에 대한 논리적 모델을 만드는 것이 출발점이다. 만약 기능분석이 되어 있지 않다면 기록관리자가 이를 수행해야 한다. 1단계에서는 상위 레벨의 기능만 분석하면 되고, 각 기능별 범위와 경계를 설정할 필요가 있다. 대부분의 조직에서 발견되는 공통도니 기능(예: 자산, 재정관리)이나 특정 업무 영역에만 존재하는 기능을 고려할 때, 기존의 모델을 활용할 수 있으며, 모델의 적용 가능 여분느 기록관리자가 판단한다. 조직의 기능이 특수하거나 일반 모델을 적용할 수 없다면 자체적으로 분석을 실시할 수 밖에 없다.

2단계 : 분류작업의 우선순위 결정과 논리적 모델의 확장

세분화된 분류를 하기 위해, 기능 영역들의 우선순위를 정하고 그 영역에서 모델을 확장시키는 일이다. 우선순위의 기능을 선정할 때는, 활용 가능한 자원과 경영상의 지원 정도, 기존 시스템의 적합성 등 많은 요소들을 고려한다. 작업은 하나의 업무단위에서 수행되는 기능이나 하위기능을 선택하는 데에서 시작한다. 몇 개의 업무단위에 분할되어 있는 기능들은 모델화가 어려우므로 예비단계에서 선택하면 안 된다. 다음으로 기능 또는 하위기능의 구성요소를 확인하고 그들 사이의 관계가 매핑되어야 한다. 이 모델은 시작과 끝이 분명한 활동들로 분해되는 프로세스 수준까지 개발되어야 한다. 이 단계의 목적은 각각의 기능과 하위 기능들을 구성하는 과정을 파악하는 것이다. 중요한 것은 주제어가 아니라 기능과 프로세스에 초점을 맞추어야 한다는 것이다. 예를 들면 '회의'는 도서관의 분류체계에서 찾을 수 있을 만한 주제어지만, 기능분류체계에서는 '회의 참가'와 '회의 준비'가 서로 다른 프로세스이므로 각각 따로 분류되어야 한다. 또한 하나의 프로세스에서 '관리'하는 것과 '운용'하는 것도 구분해야 한다. '관리' 기능은 '정책의 수립', '업무의 감동과 관찰'을 포함하는 것으로, 구체적인 '시행'과는 다르게 분류되어야 한다. 하나의 기능이 하나의 프로세스를 구성하는 경우도 있지만, 대개는 여러 프로세스들이 하나의 기능 내에 존재한다. 이 모델이 시스템 내의 모든 프로세스들을 포괄하게 되었을 대 이 단계는 끝나게 된다.

3단계 : 추가적인 세분화를 위한 필요성의 평가

모델을 더 확장시킬 것인지를 결정하는 단계로, 하나의 시리즈에서 발생하는 기록의 양이 많을수록 분류를 더욱 세분화하는 것이 일반적이다. 그 세분화 정도는 '조직의 목표달성에 얼마나 기여하는지, 소송 등 앞으로 닥쳐올 위험으로부터 조직을 보호하는 데 있어 얼마나 유용한지'를 고려하여 판단할 수 있다.

4단계 : 모델의 검토와 구성요소의 라벨 붙이기

설꼐된 모델은 지속적으로 재평가되어야 하며, 각 단계의 요소들에는 명확하고 분명한 이름이 부여되어야 한다. 기능과 그 구성요소는 타동사를 사용하지만, 어순을 도치하거나 동일 의미의 명사로 대체할 수도 있다. 즉, '인력자원 관리하기'는 '인력자원관리'로 대체가 가능하다. 또 기능 수준에서는 동사 또는 동명사는 전부 생략되고 명사로만 표시될 수도 있다.

이렇게 완성된 논리적인 모델은 관련된 조직 기능과 하위기능에 각 시리즈의 기록들을 위치시킬 수 있게 하며, 시리즈 수준과 그 상위 수준에 있어서의 논리적 모델이 곧 분류체계이다. 논리적 모델은 시리즈 수준 하위의 기록에 대한 맥락정보를 이해할 수 있는 틀을 제공하며, 기록의 정리와 종이기록의 파일링, 전자기록의 폴더 관리에도 필요하다. 특히, 종이기록 위주의 시스템에서의 분류와 정리는 긴밀히 연결되어 있다. 분류의 논리적 체계는 기록의 매체나 형식과는 관련이 없지만, 시리즈 수준의 기록을 어떻게 정리할 것인가의 선택은 그 시스템의 성격(종이, 전자, 혼용)에 크게 좌우되기 때문이다. 이용자들도 논리적 모델에 따라 기록물이 정리되어 있기리르 바라는 경우가 많다((Shepherd and Yeo 2003, 80).

기록에 대한 보안 및 접근 분류체계 수립

KS X ISO 15489-2에서는 업무 활동 분류와 유사한 단계를 거쳐, 기록의 접근에 대한 권리나 제한 조건을 부여하되, 보안과 접근 분류체계 수립에 참조하기 위해 다음을 수행해야 한다고 하였다. a) 기록이 문서화하는 처리행위나 업무 활동을 확인하라. b) 기록을 생산한 업무 부서를 확인하라. c) 활동과 업무 영역이 위험 영역인지, 보안상 고려가 필요한지, 그리고.또는 법으로 제한조건이 정해져 있지 않은지 등을 정하기 위해 접근 및 보안 분류를 점검하라. d) 적절한 수준의 접근 혹은 제한범주를 기록에 부여하고, 적절하게 취급하기 위한 통제 수단을 명시하라. e) 기록시스템에서 기록의 접근 혹은 보안 상태를 기록하여 추가로 통제 조체가 필요함을 표시하라.

기록에 대한 접근은 업무상 접근을 제한할 필요가 있거나 법이 제한하도록 지정하는 경우에만 제한한다. 기록 생산이나 관리를 담당하는 부서와 협의하여 접근과 보안 분류를 부여할 수 있다. 미리 지정한 기간 동안에만 접근을 제한하여, 실제 필요 이상으로 긴 기간 동안 추가적으로 모니터링하거나 통제 수단을 적용하지 않도록 한다(KS X ISO 15489-2, 4.3.5).

[기록조직론] 기록 분류체계의 개발 방법

베푸는아메리칸큰곰 — Tue, 9 May 2023 22:45:15 +0900

기록 분류체계 개발을 위한 준수 사항

분류체계는 조직의 기능과 업무 활동의 연결을 보여준다. 분류체계가 알려진 모든 변수를 항상 구체화 하는 것은 아니지만, 적절한 그룹핑을 제시해 줄 수 있다. 예를 들어, 좀 더 구체적으로 이용자들을 이해시키기 위해서 분류체계 지침 안에 [기한을 지정하라] 혹은 [고객을 지정하라]와 같은 지시사항을 표시할 수 있다. 조직이 사용하는 개별 변수를 모두 나열하기 위해서는 색인과 같은 추가 도구가 필요하다(KS X ISO 15489-2, 4.2.2.2).

KS X ISO 15489-2에서 제시하는 바에 의하면, 분류체계의 개발을 위해서는 다음의 사항들을 준수해야 한다. a) 분류체계는 조직 부서의 명칭이 아니라, 업무 기능과 활동으로부터 전문용어를 추출한다. b) 분류체계는 각각의 조직에 고유한 것이며, 상호 연관된 기능 수행을 위해 공동의 정보를 공유하는 조직 부서 간에 일관되고 표준화된 의사전달 방법을 제공한다. c) 분류체계는 계층적이며, 가장 일반적인 것에서 가장 구체적인 개념, 즉 가장 상위 기능에서 구체적인 단위사안, 예컨대 재무-회계감사-외부 식으로 전개된다. d) 조직 내에서의 용례를 반영하는 분명한 용어로 분류체계를 구성한다. e) 기록화 되어야 할 업무기능과 활동을 모두 포함하기 위하여, 그룹과 하위 그룹을 충분히 사용하여 분류체계를 구성한다. f) 분류체계는 명확하게 구분할 수 있는 그룹들고 구성된다. g) 기록 생산자의 자문을 받아 고안한다. h) 업무체계는 업무 요구사항의 변화를 반영하고, 가장 최근의 체계를 사용하며, 조직의 기능과 업무 활동의 변화를 반영할 수 있도록 유지한다(KS X ISO 15489-2, 4.2.2.2).

기능 분류에 의한 기록 분류체계 개발

업무 분류체계(BSC)는 업무고나리를 효율적으로 하기 위한 도구이고, 기록 분류체계는 기록의 관리와 활용을 하기 위한 도구로, 그 일차적 목적이 서로 다르다. 호주와 영국의 분류지침에 의하면, 기록 분류의 상위계층은 업무분류체계상의 기능에 기반하고, 하위계층은 업무처리에 기반한다. 그러나 제3계층에서 주제항목은 몇 개의 과업을 하나로 묶어서 이루어지는 경우가 많으므로, 일반적으로 업무흐름의 각 프로세스와 직접적으로 관련되지 않는다. 대기능-중기능-소기능으로 이어지는 기능적 접근은 특정 사안이나 프로젝트와 관련된 활동을 하나의 파일로 관리하고자 하는 경우 여러 개의 소기능을 함게 묶어서 구성하기도 하므로, 케이스 파일이나 프로젝트 파일을 지원하기 어렵다(설문원 2008, 109-111).

기능 분류는 기능 출처주의에 의한 기록의 분류를 의미하며, 기능과 활동의 분석은 기록의 분류와 처분 일정 분류의 기초가 된다. 기록이 생산되기 이전 시점부터 기능의 분석을 통해 기록 처분 기준을 결정하므로, 기록 연속성의 개념에도 부합하는 분류 방법이다.

업무기능은 기관의 고유(핵심)기능과 공통기능에 따라 각각 다른 처분 지침이 마련될 수 있기 때문에 이를 구분하여 분류한다. 우리나라의 경우 구법인 「공공기관의 기록물 관리에 관한 법률」에서도 처리과 공통업무, 기관 공통업무, 기관 고유업무를 각각 구분하여 분류기준표를 작성하는 것으로 제시되었다.

호주의 경우, 1) 조직의 고유한 업무 활동에 대한 기록 처분 지침, 2) 호주 연방 정부의 모든 기관의 공통적인 행정기능에 대한 공통 기능 처분 지침, 3) 각 연방기관이 보편적으로 수행하는 공통기능을 포함한 시소러스를 개발하여 사용하고 있다. 미국의 경우 1) 연방정부의 공통기능인 공통업무 기록관리 일정표와 2) 기관별 고유업무 기록관리일정표가 기록관리에 활용된다(설문원 2008, 110).

기록이 업무분류에 기반하여 분류되어야 함에도 불구하고 기록분류는 업무분류와 차별화된다. 이는 우선적으로 업무분류와 기록분류를 하는 기본적인 목적이 다르기 때문인데, 업무분류는 업무관리를 효율화하기 위한 도구인데 비해 기록분류는 효율적인 기록관리와 활용을 일차적 목적으로 하는 것이다. 또한 업무가 변경되거나 사라져도 관련 기록은 남겨지고 관리되어야 하기 때문에 현행의 업무분류체계와 동일할 수 없고 동일해서도 안 된다(설문원 2008, 111).

기록 분류체계의 개발은 업무분석전문가 및 기록관리자의 역할이다. 우선 업무분석전문가가 조직의 전체 기능과 업무를 분석하여 업무분륯체계를 개발하는데, 조직의 업무는 계속 변화하며, 이에 따라 업무분류체계도 바꿔주어야 한다. 그러나 기록 분류체계의 경우, 폐지된 기능과 관련하여 생성된 기록도 함께 수용해야 하기 때문에 구 업무분류체계와 신 업무분류체계가 포함된 형태의 분류체계를 유지·관리해야 한다. 아울러 기록 분류체계는 기록의 처분 지침 혹은 보존기간 등과 연계되어 운용되는 것이 일반적이므로 기록분류체계는 기록관리자가 개발하고 운용하는 것이 바람직한다. 기록 분류체계의 개발 및 운용을 위해서 기록관리자는 업무분석전문가와 일선 업무담당자들의 협조를 받을 수 있는 메커니즘을 구축해야 한다(설문원 2008, 112).

[기록조직론] 정부기능분류체계(BRM) 정의 및 목적

베푸는아메리칸큰곰 — Tue, 9 May 2023 16:44:06 +0900

정부기능분류체계(BRM)의 정의 및 목적

정부기능분류체계(Business Reference Model, 이하 BRM)는 기관의 기능을 서비스 및 업무 처리절차에 따라 체계적으로 구조화한 업무 기능 분류체계이다. 기능 분류체계는 기관의 기능을 분류, 연계하여 단위 과제별 기본정보와 유관정보를 조회할 수 있도록 함으로써 기관 간 정보공율르 통합하여 협업시스템을 구축하기 위해 사용한다. BRM은 행정기관이 상시적으로 수행하는 업무를 정책분야·정책영역·대기능·중기능·소기능 및 단위 과제 등 그 기능의 수준에 따라 분류한 체계이다(국가기록원. 기록관리시스템 데이터연계 기술규격-제3부. NAK/TS 1-3 : 2012(v2.0). 2).

국가기록관리 혁신활동이 2005년부터 추진되면서 혁신로드맵이 마련되었는데 여기에서 업무 분류와 기록 분류의 통합이 중요한 과제로 설정되었으며, 업무분류체계는 BRM을 기준으로 하였다. 우리나라의 BRM은 정부가 수행하는 업무를 기능별로 분류한 체계(기능별 분류체계)와 각 부처에서 매년 연두업무보고에 사용되는 분류체계(목적별 분류체계)로 구성되는데, 기록 분류와 연계되는 기본 분류체계는 기능별 분류체계이다. 2006년부터 정부 BRM에 근거한 새로운 기록 분류체계가 중앙행정기관에 저굥ㅇ되기 시작하였다(설문원 2010a, 141).

BRM의 목적은 행정기관이 수행하는 행정업무를 동일한 기준으로 정의하고, 최하위 수준의 기준인 단위 과제 수행과 관련된 업무처리절차, 유관정보, 속성 정보 등을 정형화하여 업무의 편의성을 증대시키고자 하는 것이다. 즉, 조직·예산·기록관리 등 분야별, 기관별로 운영되던 기존의 분류체계를 통합하여 정부의 업무 기능과 서비스를 중심으로 분류하고, 법령·예산 등의 다양한 정보를 기능과 연계하여 종합적으로 관리함으로써, 공통 업무기반을 제공하자는 것이다. 기록관리 측면에서는, 조직의 기록관리에 업무분류체계를 도입하여 기록관리를 효율적으로 하고 기존 기록물분류기준표 등의 기록관리 운영에서 도출된 문제점을 개선하여 체계적인 기록관리체계를 구축하도록 한다(행정자치부 2006).

BRM의 구조

BRM은 기록물분류기준표의 대기능보다 상위의 분류와 단위 업무보다 하위의 세분류를 포함하는 방대한 규모로, 정부의 직제에 근거룰 두고 있는 상시적 어붐에 대한 기능별 분류 6레벨과, 각 부처가 매년 수립하는 업무 목적별 분류 4레벨로 구성되어 있다. 기능별 분류의 6레벨은 정책분야(1), 정책영역(2), 대기능(3), 중기능(4), 소기능(5), 단위 과제(6)의 단계로 이루어지며, 업무목적별 분류 4레벨은 임무(1), 전략목표(2), 성과목표(3), 관리과제(4)의 단계로 이루어진다. 2006년 발표된 중앙정부 BRM의 기능별 분류는 총 15개 정책분야와 67개 정책 영역, 491개 대기능으로 구분되었다.

정책분야(1레벨)은 정부 내 활동, 대국민 서비스 등의 정부의 사업 영역을 고려하여 구분하며, 정책영역(2레벨)은 정책분야를 각 부처별로 수행하는 기능과 체계가 연결될 수 있도록 각 부처의 사업 영역을 세분화하고, 대기능(3레벨)은 각 부처의 국/실 수준에서 담당하는 기능이다. 중기능(4레벨)은 각 부처의 과/팀 수준에서 담당하는 기능이며, 소기능(5레벨)은 중기능을 수행하기 위해 담당자가 수행하는 기능으로 법적인 근거를 통해 정해지고, 단위 과제(6레벨)는 어붐 간 유사성과 독자성을 고려하여 담당자가 소기능을 영역별, 절차별로 세분화한 업무영역으로 이루어져 있다(국가기록원 홈페이지).

분류체계의 최하위 레벨인 단위 과제는 정부 기관의 직제 및 직제시행규칙에 근거한 업무의 최소단위이며, 업무 계획수립, 집행, 평가 등 일련의 업무과정을 통합적으로 관리하는 기본적 단위이다. 각각의 단위 과제에 대해서는 속성정보, 유관정보, 업무처리절차서, 지식정보 등 다양한 업무정보를 작성하도록 하여, 단위 과제의 업무맥락을 파악하고 누가 무슨 업무를 어떠한 방식으로 제공하는지 등 업무수행과 관련된 상세정보를 관리할 수 있도록 한다.

이러한 정보는 단위 과제 카드를 작성하여 관리하는데, 이는 업무담ㄷ아자들의 모든 업무 수행을 전자적으로 기록하여 관리하는 파일철로, 표제부, 실적관리, 접수관리 등으로 구성되어 있다. 표제부에는 과제카드명, 내용 및 취지, 과제이력, 주관부서, 과제 담당자 정보, 내부 관계자 및 열람범위·보존기간·분류체계·연결과제·관련 단위 과제 등의 관리정보가 있다. 단위 과제 카드는 정부업무관리시스템(온나라시스템)상의 기록관련 관리정보로 존재하고 있다(정보공개센터 2011).

최근에는 지방자치단체의 업무와 그와 관련된 정보를 체계적으로 관리·활용하기 위하여, 지방교육행정기관 및 각급 학교의 업무를 기능 중심으로 분류한 체계인 지방교육기능분류체계도 도입되었으며, 자방교육기능분류시스템도 교육청 및 각극 학교에 전면적으로 보급되어 활용되고 있다. 지방기능분류시스템은 정부기능분류시스템과 기능별 분류체계의 상위레벨(정책분야와 정책영역)을 공유하도록 구성되어 있으며, 중앙행정기관과 지방자치단체의 협조부서 간에 관련 단위 과제를 매핑하여 조회할 수 있도록 구성되어 있다. 또한 지방기능분류시스템은 분류체계 정보를 지방자체단체의 업무관리시스템과 기록관리시스템에 업무수행의 기준정보로 제공하는 기능이 있다.

[기록조직론] 기록물분류기준표 및 기록관리기준표

베푸는아메리칸큰곰 — Tue, 9 May 2023 16:03:26 +0900

기록물분류기준표

1999년에 제정된 '공공기관의 기록물관리에 관한 법률' 시행규칙 제7조에서는 '각급 기관별, 처리과별로 수행하는 각 단위 업무를 확정하고, 확정된 단위 업무별로 기능분류번호와 보존기간, 보존장소 등의 보존분류항목별 기준을 제시하여 생산기록물에 적용하도록 기록물관리의 기준표를 개발'할 것을 제시하였으며, 공공기관들은 이에 의거하여 기록물분류기준표를 개발하였다.

기존에 사용되고 있던 '공문서 분류번호 및 보존기간 표'는 정부의 기능을 기능별십진분류방법에 의해 분류하고, 그 세부기능 항목별로 보존기간의 책정기준을 제시한 것이었다. 기능별로 문서가 편철되어 특정한 단위 업무(프로젝트) 내에서 생산한 문서들이 각기 다른 문서철에 흩허져 보관된다든지, 기능분류항목에서 누락되어 관련된 기록물들이 관리되지 않는 경우가 있다든지, 찾아 사용하기 불편하여 임의로 낮은 보존기간을 책정할 수 있는 여지가 있다든지, 5년 단위로 개정됨으로써 업무현실을 즉각적으로 반영하지 못하였다든지 하는 단점을 가지고 있었다(국가기록원 홈페이지: 처리과).

국가기록물의 체계적 관리가 필요하다는 인식이 확산되어 1999년 제정된 (구)공공기관 기록물 관리법에서 기존의 '공문서 분류 및 보존기관 표'의 미흡한 사항을 개선하기 위한 방안으로 채택된 것이 '기록물분류기준표'제도이다. 기록물분류기준표는 '대기능-중기능-소기능-단위 업무'의 구조로 되어있으며, 대기능, 중기능, 소기능은 법령에는 존재하나, 실제 분류기준표에는 적용되지 않는 계층으로, 기관을 중심으로 하위분류를 구성하였다. 또한 '처리과'라는 조직으로 일단 분류한 후 단위 업무별로 처분 지침(보존기간)을 부여하도록 하고 있기 때문에, 기능분류와 조직분류가 중첩된 구조를 형성하였다(국가기록원 홈페이지: 처리과).

구성 항목은 보존 분류 기준(기능 분류 번호, 보존 기간, 보존 방법, 보존 장소, 비치 기록 여부 등), 검색어 지정 기준 등이며, 이는 중앙 기록물 관리기관 및 특수 기록물 관리기관의 장이 작성 및 고시하도록 하였다. 기록물분류기준표는 미국의 처분 지침 개념을 사용한 선진적인 제도였으나, '분류기준표'라는 명칭이 적절하지 않고, 일부 구성 요소가 새로운 기록관리 환경에 맞지 않다는 비판을 받았다.

도한 기록물분류기준표는 현용-준현용-비현용 단계 모두에 적용되는 전일적인 분류체계로 사용됨에 따라, 생산기관과 영구기록물관리기관의 분류의 목적이 상이함에도 불구하고, 동일한 기준을 적용함으로써 준영구 이상의 기록에 대해 안정적이고 합리적인 분류체계를 수립하지 못하였다. 기록물분류기준표는 전자문서시스템을 사용하고 있는 대다수의 기초자치단체에서 사용하고 있으나 2013년부터는 기록관리기준표로 전환하도록 되어 있다.

처분지침
우리나라는 기록관리기준표가 처분 지침의 역할을 하고 있다. 공개여부 및 접근권한 등은 공공기관별로 달리 정할 수 있으며 단위 과제별 보존기간은 공공기관에서 정하여 시행하되, 관할 영구기록물관리기관의 장과 협의하여 확정한다(공공기록물 관리에 관한 법률 시행령 제25조).

기록관리기준표

기록관리기준표는 2006년 개정된 '공공기록물 관리에 관한 법률'에서 제시되었으며, 기존의 기록물분류기준표의 미비점을 보완한 제도로, 업무과정에 기반한 기록관리 체계를 구축하기 위해 정부기능분류체계(BRM : Business Reference Model)를 기록 분류체계에 도입한 것이다. 기록관리기준표는 BRM의 가장 하위레벨인 단위 과제에 따라 작성되며, 단위 과제별로 업무설명, 보존기간, 보존기간 책정사유, 비치기록물 해당여부, 공개여부 및 접근권한 등의 관리기준을 관리하게 되어있다(공공기록물 관리에 관한 법률 시행령 제25조). 이 기록관리기준표 제도는 2008년부터는 중앙행정기관에서 운영하기 시작하였으며, 지방자치단체, 교육청 및 그 밖의 공공기관에서도 도입을 확대해 가고 있다.

기록물분류기준표와 기록관리기준표의 비교

기록물분류기준표에서 기록관리기준표로의 가장 큰 변화 사항 중 하나는 업무과정에 기반을 둔 기록관리 체계로의 전환이다. 기록관리기준표는 정부기능분류체계(BRM)를 기반으로 업무와 기록 분류체계를 통합하였다. 그 과정에서 관리 단위가 '단위 업무'에서 '단위 과제'로 변경되었으며, 보존 기간의 관리 주체가 국가기록원의 집중식 관리에서 각급 기관별 개별 관리로 변경되었다. 즉 국가리고원에서 모든 단위 업무에 대해 보존기간을 정하는 방식에서 벗어나 각 기관의 고유한 기능에 대한 전문성과 자율성을 고려하여 기관에서 보존기을 책정하여 사용하도록 하였다. 즉 기록관리기준표의 작성·고시는 공공기관별로 시행하며, 단위 과제별 보존기간은 중앙기록물관리기관의 장이 정하는 보존기간 준칙에 따라 공공기관에서 작성하되, 관할 영구기록물관리기관과의 협의를 거쳐 확정하여야 한다.

또한 대국민 고시 방법과 주체에 있어서, 이전의 기록물분류기준표는 국가기록원이 관보/공보 혹은 정보통신망 제공의 방법을 통하여 별도 규정없이 고시하는 반면, 기록관리기준표는 각급기관의 관보/공보 혹은 홈페이지 등 정보통신망 제공의 방법을 통하여 전년도 신규 시행, 보존기간 변경 단위 과제의 과제 명칭, 업무 설명, 단위 과제별 보존기간 등을 고시하도록 규정하였다(국가기록원 홈페이지: 처리과).

또한 저굥ㅇ 시스템도 변경되어, 기록생산시스템은 '전자문서시스템'에서 '업무관리시스템'으로, 기록관리시스템은 '자료관시스템'에서 '기록관리시스템'으로 변경되었다. 보존기간의 종류도 "1, 3, 5, 10, 20, 준영구, 영구"에서 "1, 3, 5, 10, 30, 준영구, 영구"로 변경되었다.

특히 보존기간, 비치기록물 여부 등은 이전에도 분산적으로 존재했던 요소들이었으나, 새로운 법령이 시행됨에 따라 '기록관리기준'이라는 범주에 포함되어 전자적 기록관리 환경에서 '기록관리기준표'로 관리된다. 또한 2006년 개정된 공공기록물관리에 관한 법률에서는, 공개 재분류, 보존기간 재평가 등과 같은 규정을 기록관리 기준의 과저 문제점을 극복하고 전자적 기록관리환경 하에서 과학적이고 일관되며, 역동적인 변화를 반영하여 관리할 수 있도록 하였다(국가기록원 홈페이지:처리과).

[기록조직론] 전자기록의 계층구조

베푸는아메리칸큰곰 — Mon, 8 May 2023 19:01:27 +0900

전자기록 관리에 있어서의 기능 분류

종이기록 관리에 있어 생산자는 기록을 생산·접수·보존·활용하는 사람을 의미하였으며, 조직 구조가 안정되고 이에 따른 기능의 연동이 가능한 환경이었기 때문에 생산조직에 기반을 둔 분류와 관리가 가능하였다. 그러나 조직들 사이에 명확한 경계가 사라지게 됨에 따라, 기록 생산자에 대한 새로운 개념 정립이 필요하게 되었다.

특히 전자기록은 물리적 실체가 없이 가상공간에서 존재하고 활용되는 특징을 지니고 있으며, 네트워크상에서 시공을 넘나들며 조직 구조를 가로질러 생산·유통·활용된다. 또한 전자기록은 특정 시스템의 기능과 절차에 따라 생산되며, 기록의 내용과 구조, 그리고 맥락이 분리되어 존재하는 논리적 실체로서의 성격을 지닌ㄴ다. 따라서 종이기록 관리와는 달리, 전자기록의 생산자는 기록을 직접 생산·접수·보존·활용한 실제 당사자뿐만 아니라, 기록을 생산하는 시스템의 구조와 시스템 내에 구현된 조직의 기능체계, 그리고 전자기록의 유통체계 등이 뒤섞인 복합적 실체이다. 따라서 전자기록은 논리적 실체로서, 종래의 물리적 통제에서 벗어나 조직의 기능과 이를 시행하는 절차에 대한 분석에 의해 체계를 정립하는 '지적 통제'로 관리가 가능하다. 이러한 '기능 분류'에 따른 관리는 전자기록의 생산배경과 기록들 상호간의 유기성을 유지하는 데 도움을 준다(한국국가기록연구원 2004, 20-21).

파일 플랜(File Plan)

전자기록도 기록의 일반 분류 원칙에 따라 분류해야 하며, 기본 구조도 같다. 그러나 전자기록관리시스템에서의 계층은 비전자기록처럼 물리적 형식이 아니라 논리적으로 형성되는 특징을 가지고 있으며, 계층의 구성 방식과 명칭에 약간의 차이를 갖는다(설문원 2008, 112).

영국의 전자기록관리시스템 표준에서는 파일 플랜을 기록 분류체계와 동일한 개념으로 사용하고 있다. 서로 다른 기록 철들을 어떻게 분류하여 어디에 저장할지, 검색을 위해 어떻게 색인할지 등을 기재한 분류체계인 파일 플랜에서는 기록철들을 분류하는데 알파벳, 숫자, 알파벳과 숫자 혼용, 10진 체계 등과 괕이 코드형태를 사용하여 구분한다.

파일플랜
영국의 전자기록관리 시스템 표준에서는 파일 플랜을 '기록 분류 체계'와 동일한 개념으로 사용하고 있지만, 미국 국방부(DoD) 전자기록관리시스템 표준에서는 파일 플랜을 '사무실 내에서 유지·이용되는 파일의 식별 번호, 제목, 기술, 처분 지침을 담고 있는 문서'로 보고 있다.

그 구성요소로는 기록범주명, 기록범주 식별기호, 기록범주 설명, 처분관련 지시사항, 처분 지침, 보존 기록 지시기호, 핵심기록 여부, 핵심기록 검토 및 갱신주기, 사용자 정의 필드 등을 제시한다.

기록의 분류계층은 대-중-소 기능별로 기록 군, 기록 하위군, 시리즈 등으로 그룹핑 할 수 있다. 그러나 기록관리의 여러 기능들이 행해지는 가장 기본적인 계층은 기록 철이며, 전자리고의 경우 기록 철 이하의 계층이 중요한 관리대상이 된다. 전자기록의 계층구조에 대한 가장 상세한 지침은 영국 TNA(The National Archives)가 제시한 바 있다. 영국 TNA에서는 전자기록의 계층구조에 대해 '클래스(class)-폴더(folder, 기록 철)/파트(part)-기록 건(record)-컴포넌트(component)'로 구분한다.

파일 플랜은 클래스와 각 클래스에 할당된 폴더들의 전체 집합을 의미하며, 기록관리 요건을 만족시키는데 적합한 구조로 조직의 업무를 표현하여 업무 수행을 지원하고, 기록관리 요구를 충족시키기에 가장 적합한 구조로 조직의 업무 전체를 표현한다.

클래스(class)는 대체로 대기능, 중기능, 주제, 테마,. 하위테마로 구분된다. 클래스 자체에는 기록이 표함되지 않으며 메타데이터로 구성되고, 일부 메타데이터는 상속되기도 한다.

폴더(folder, 기록 철)는 기록관리의 기본 단위로, 메타데이터로 구성되며 기록을 담는 일종의 가상적인 용기이다. 하나의 폴더에는 많은 기록을 포함할 수 있고, 새로 생성된 폴더는 아직 기록이 포함되지 않고 비어있을 수도 있다.

파트(part)는 폴더가 분철된 것으로, 분철의 기준은 보통 년도나 회계기준일 등으로 정할 수 있으며, 이는 적절한 처분 관리에 중요하다.

기록 건(record)은 공식적인 기록으로 선언된 논리적 개체로, 콘텐츠와 메타데이터로 구성된다. 기록은 하나의 워드 문서이거나, 웹 페이지나 멀티미디어 문서와 같이 단단히 묶인 객체 집합일 수도 있다.

컴포넌트(component)는 기록 중에서 더 세부적으로 계층을 나누어 관리할 때 사용되는 개념으로, 예를 들어 웹 페이지를 구성하는 멀티미디어 객체가 컴포넌트가 될 수 있다. 최종 이용자는 컴포넌트 계층에 직접적으로 접근을 하지 않겠지만, 기록의 장기 보존을 지원하는 마이그레이션 활동 등을 위해 컴포넌트에 대한 메타데이터를 (자동적으로) 기록할 필요가 있다.(설문원 2008, 113-115).

[기록조직론] 기록 분류의 개념과 역할

베푸는아메리칸큰곰 — Mon, 8 May 2023 14:11:18 +0900

기록 분류란?

기록의 분류란 기록을 조직화하고 내적인 질서를 부여하여 기록들 간의 유기적인 관계를 표현하는 과정이다. 분류를 통해 유사한 특징을 가진 자료는 모으고 다른 특징을 가진 자료는 구분하기 위한 기준을 제시하는 분류 체계를 생성하게 된다. 기록관리 국제 표준인 ISO 15489에서는 기록 분류를 논리적으로 구조화된 규칙과 방법, 그리고 분류체계에 제시된 절차상의 규칙에 따라 만들어진 범주 속에 업무 활동과(또는) 기록을 체계적으로 확인하고 정리하는 것이라고 하였다(KS X ISO 15489-1, 3.5). 또한 분류를 하나 이상의 업무 활동 범주와 업무로부터 생산된 기록을 확인하고, 가능한 경우 이를 파일로 그룹화 함으로써 기술, 통제, 연계를 촉진하고, 처분 및 접근자격의 결정을 지원하는 과정이라고도 하였다.(KS X ISO 15489-2, 4.3).

기록을 분류하는 목적은 기록의 생산맥락을 보전함으로써 기록의 증거가치를 높이고, 기록의 검색과 활용을 지원하며, 기록의 계층적 관리를 위한 토대를 제공하는 것이다.(설문원 2011). 즉 분류는 기록을 효율적으로 관리하고 맥락에 기초해 잘 찾을 수 있도록 하는 기반이 된다. 기록들 간의 연계성에 입각한 체계적인 분류 구조를 갖추면 업무 기능 중심으로 기록에 대한 접근 관리가 가능해지며, 기록을 선별적으로 보존하거나 폐기하는 데 있어 기반이 된다.

기록 분류 방법

문헌 분류의 경우, 분류의 대상을 정보자료로 하며, 정보자료가 담고 있는 내용이나 정보의 성격이나 유사성에 따라 일정한 기준으로 나누거나 배열하는 과정을 의미한다. 따라서 문헌은 주로 학문적 지식, 즉 주제에 따라 분류하는 것이 가장 보편적이다(정동열, 조찬식 2004).

그러나 기록을 분류하는 방법은 다양해서 조직의 구조에 따른 조직별 분류, 기록에 담긴 주제에 따른 주제별 분류, 기록 생산과 관련된 기능을 중심으로 하는 기능 분류로 나눌 수 있다.

조직별 분류는 그 출처를 기록을 생산하는 기관의 조직으로 보고, 해당 조직 별로 기록을 분류하는 방식이다. 이러한 조직 분류는 조직의 구조가 안정되고 기능적·행정적 업무가 명확히 규정된 경우에만 권고하고 있기 때문에, 조직기구의 변동이 잦거나 변동의 규모가 큰 경우에는 적용하기 힘들다. 특히 현대 조직은 급변하는 외부환경에 대응하기 위해서 조직을 자주 전환하게 되면서 조직 분류 적용이 힘들어지고 있다.

주제별 분류는 도서관이나 정보자료실 등에서 주로 사용되는 방법으로, 예를 들면 도서관에서 사용되는 듀이 십진분류 방식은 인간의 지식을 10개의 주요한 등급으로 분류하여 그 주요한 등급을 10개의 소부문으로 나누고 그 소부문을 다시 10개의 소부문으로 나누는데, 이 방식은 특수화된 자료들에 적용하기에는 적절하지 않다(이원영 118). 따라서 일반적인 기록 분류에는 자주 활용되는 방법이 아니ㅏ며, 아주 예외적인 경우에 사용된다.

기능 분류는 기록의 내용과 주제가 복잡하고 업무 활동 역시 지속적으로 변하는 유동성이 강한 현대 조직에 적합한 분류법이다. 기능 분류는 조직이 수행하는 기능에 기반한 분류방법이며, 기관의 기능과 활동 과정을 분석함으로써 업무와 기록 사이의 연관성을 이해할 수 있다. 이는 기록을 개별 건이 아니라 하나의 집합체를 단위로 관리하는 이유이기도 하다. 기능과 활동에 기반한 기록 분류체계는 기관의 구조가 바뀌어도 기능은 상대적으로 오래 지속된다는 점에서 더욱 안정된 틀을 제공한다.

기록 분류의 원칙과 특성

기록은 기록이 담고 있는 주제보다는 그 기록의 존재 목적, 즉 기록을 만들게한 업무나 활동에 근거하여 분류된다. 따라서 기록 분류의 초점은 기록의 내용 자체보다는 기록이 생산된 맥락에 있으며, 이러한 맥락의 핵심은 업무나 기능이 된다. 이러한 관점에서 ISO 15489는 엄격한 업무분석에 입각하여 기록 분류체계를 개발하도록 제시하고 있다(설문원 2010a, 135). 즉 분류체계는 해당 조직의 업무를 반영하고 조직의 업무 활동 분석에 기반을 두어야 한다는 것이며, 조직의 업무 목적에 따라 분류 통제의 범위를 결정할 필요가 있다는 것이다(ISO 15489-1, 9.5.2).

기록 분류체계의 역할

기록을 어떻게 분류할지를 결정하여 체계화한 것이 기록 분류체계로, 기록 분류체계는 기본적으로 이용자들의 기록에 대한 검색과 해석을 지원하고, 보존 기간 설정과 통제를 지원하여 기록의 선별과 평가를 도우며, 기능과 활동단위 묶음으로 공개 및 접근권한의 설정과 통제를 지원하는 등, 기록관리 기능을 수행하는 데 근간이 된다. 특히 준현용 기록관리에서의 분류는 기록을 선별·평가하는 중요한 도구로, 거시평가론에 입각하여 보존기간 책정을 위한 기준표와 연계하여 사용한다(설문원 2010a, 136).

특히 업무 기능에 기반한 분류체계는 기록관리를 위한 체계적인 틀을 제공할 수 있다. 업무 활동 분류체계를 개발할 목적으로 실시하는 분석은, 조직의 모든 활동을 파악하고 그 활동들을 조직의 공시된 사명이나 목적의 프레임 속에 배치한다. 충분하게 개발된 형태라면, 그 분류는 조직 업무의 기능, 업무 활동, 그리고 처리행위를 대표하는 산물이 될 것이다. 그리고 그 분류는 기록 분류체계와 시소러스, 제목 작성 및 색인 작성 규칙, 기록 처분 분류와 접근 분류 개발시 사용될 수 있다. 분류체계는 조직의 기록관리 업무를 수행하는 데에 있어 다음과 같은 도구가 된다. 첫째, 조직의 기록을 조직하고, 기술하고, 연계한다. 둘째, 조직과 내적 외적으로 연관된 기록을 연계 및 공유한다. 셋째, 조직의 기록에 대한 접근, 검색, 사용, 보급 방식을 개선하여 적절하게 제공한다.

[기록조직론] 기록 조직화의 기본 원칙

베푸는아메리칸큰곰 — Sun, 7 May 2023 23:19:30 +0900

기록의 조직화란?

기록을 조직화하는 것은, 기록이 생산되거나 입수되고 관리가 이루어지게 된 바탕이 된 그 업무 활동과 그 업무의 배경과 흐름이라는 맥락을 기록이 증거 할 수 있고, 그로부터 의미 있는 내용을 사람들에게 전달할 수 있도록 하는 것이다. 기록을 체계적으로 분류하고 정리하여 조직화함으로써, 기록을 관리하고 이용하는 사람들은 기록들 간의 상호 관계를 쉽게 파악하고, 검색하고, 활용할 수 있는 것이다.

그러므로 기록을 조직하는 가장 큰 목적은 이용자가 원하는 기록을 쉽게 찾아서 이해하고 활용하도록 하기 위한 것이다. 이러한 목적을 달성하기 위해서, 기록을 조직할 때에는 기록에 담긴 내용뿐만 아니라 기록을 생산하게끔 한 활동이나 업무, 기록을 생산한 개인이나 조직을 잘 이해할 수 있도록 하고, 활동이나 업무의 흐름을 보여줄 수 있도록 해야 한다. 기록을 조직화하는 것은 이용자가 기록을 잘 찾아서 이해할 수 있도록 돕기 위한 목적을 넘어, 기록의 평가, 접근통제, 공개관리 등 다양한 기록관리 업무를 지원하는 방편이 된다. 더 나아가 조직화를 통해 기록의 진본성과 증거 가치를 유지할 수 있다(설문원 2012a, 133-134)

기록 조직화의 기본 원칙

기록의 정리와 기술과 관련된 중요한 원칙들로 4가지를 든다. 이들은 출처의 원칙, 원질서 존중의 원칙, 계층적 관리의 원칙과 집합적 기술의 원칙이다. 이 중 앞의 세 가지는 기록의 정의와 관련된 원칙이며 마지막 집합적 기술의 원칙은 기록의 기술과 관련된 원칙이다.

1. 출처의 원칙

출처 존중의 원칙은 기록의 생산 출처(조직) 및 기능에 따라 기록을 분류·정리·보관해야 한다는 원칙을 의미하며, '퐁(fonds) 존중의 원칙'이라고 불리기도 한다. 출처는 SAA(Society of American Archivists)의 DACS(Describing Archives: A Content Standard)에서 '개인이나 조직이 업무 활동을 수행하는 과정에서 기록을 생산하고 축적하고 유지하고 사용한 개인이나 조직과 기록과의 관계'라고 정의되며, 출처의 원칙은 기록은 기록이 생산된 기원에 의해 유지되어야 하지, 다른 사람이나 조직에 의해 생산된 다른 출처를 가진 기록과 섞이면 안 되는 것으로 제시된다(Roe 2005, 15).

즉, 이는 만약 기증자와 생산자가 서로 다른 사람이라면 기증자보다 생산자를 우선 확인한다는 것이고, 기록물의 보유자보다는 기록물의 생산자를 중점으로 한다는 것으로서, 기록물과 기록 생산자간의 관계성을 더 중시한다는 것이다.

2. 원질서 존중의 원칙

원질서란 기록 생산자가 구축한 기록의 조직 방식과 순서를 의미하는 것이다. 원질서 존중의 원칙이란, 기록물이 생산된 기관과 관련 기관의 업무 활동을 수행하는 과정에서 기록을 생산하고 축적하고 유지한 순서와 질서를 그대로 유지해야 하며, 입수된 그 형태대로, 순서에 맞게 관리되어져야 한다는 것을 의미한다. 이 원칙은 특정한 기록 시리즈(계열)들 사이의 상관관계를 포함하여 전체 기록물철의 구조를 보존하기 위한 것이다(국가기록원 2006, 2).

기록을 원질서대로 유지해야 하는 이유는, 첫째, 각종 관계 정보(기록과 기록 간의 관계, 기록과 업무 흐름 간의 관계 등)와 의미 있는 정보를 기록의 원질서로부터 추론할 수 있기 때문이며, 둘째, 기록을 이용하는 데 기록 생산자가 만든 구조를 활요함으로써 보존 기록관이 새로운 접근 도구를 만드는 업무를 줄일 수 있기 때문이다.

3. 계층적 관리

계층적 관리는 기록물관리에 있어서 출처 존중과 원질서 존중의 원칙을 이행하는 방법으로, 두 원칙은 전통적으로 기록을 위계적인 구조에 따라 정리하도록 안내해왔다. 출처에 의한 정리는 하위부서에서 생산된 기록을 큰 기관 아래에 묶음으로서 관료제 조직을 본뜨고자 한 것이다. 계층적 관리라는 개념은 미국의 아키비스트들이 현대에 들어와 기록물의 거대한 양의 증가에 직면하면서, 이들을 관리할 방법으로 위계질서에 주목함으로써 개발되었다.

계증적 관리는 가장 크고 일반적인 것에서부터 가장 작고 구체적인 것에 이르기까지, 연속체를 따라 점차적으로 기록 세트를 묶어주고 이에 대해 기술하는 것을 포함한다. 따라서 한 기관의 기록물은 구성 부서나 활동 또는 기능을 기반으로 해서 물리적으로 점점 더 세분화되고 지적으로 기술된다.

4. 집합적 기술의 원칙

집합적 기술의 원칙은 기록의 기술이 개별 건이 아닌 집합적 수준에서 이루어져야 한다는 것으로, 개별 기록의 내용보다는 전체적인 구조를 설명하는 것을 통해 맥락을 파악할 수 있도록 하는 것이다. 즉 "나무보다 먼저 숲을 보여준다"는 쉘렌버그의 말에서처럼 기록 건에 대한 기술보다 상위의 기록 집합체, 즉 기록 그룹과 그 하위 그룹, 기록 시리즈, 기록 철 등에 대한 기술을 개괄적으로 해줄 경우, 기록이 생산된 전후 맥락은 물론 어떤 업무 및 어떤 조직과 관련된 기록인지를 파악할 수 있다는 것이다. 집합저거 기술에서도 기록(집합체)의 구조, 맥락, 내용, 관리 이력이 포함되어야 한다(설문원 2010a. 152).

집합적 기술의 목표는 보존기록관의 소장 기록에 대한 통일적인 개관을 제공하는 것이다. 즉 보존기록관의 소장 기록 기술에 있어 중요한 것은 기술의 결과가 하나의 안내서 역할을 해야 한다는 것이고, 또 소장품의 내용에 대한 윤곽을 알려주는 것이어야 한다는 것으로, 이는 출처의 원칙과 원질서 존중의 원칙을 유지하려는 또 다른 하나의 방법으로 제시된 것이다.